¿Cómo funciona Klubownik?
Resumen de módulos y funciones seleccionados de Klubownik: desde la puesta en marcha del club hasta las integraciones.
Primeros pasos
El club se crea en una sola pantalla: eliges la ruta (panel básico, deportes de combate o tiro) e indicas el nombre, la zona horaria y el país. El club empieza al instante su prueba de 30 días y en el panel te espera una lista de pasos para arrancar: ubicación, primer grupo, horario y enlace público de inscripción.
Primero eliges la ruta (panel básico, deportes de combate o tiro): de ella dependen los siguientes pasos de la lista inicial del panel.
Introduce tu correo electrónico y el tipo de actividad. Después elige una variante de demo y un rol. Usas una cuenta compartida con datos de ejemplo; no introduzcas datos de tus clientes.
El cuestionario ayuda a configurar un club nuevo o existente. Revisa los ajustes propuestos, selecciona los cambios y confirma su aplicación.
El acceso y el guardado dependen de la disponibilidad de la función y los permisos. Revisa las propuestas en Ajustes → Centro de configuración antes de aplicarlas.
Características básicas
Añade participantes a mano o importa un archivo XLSX/CSV, incluidas exportaciones de WodGuru, MAAT y eFitness. El asistente propone la correspondencia de columnas: confírmala y revisa la vista previa, incluidos los grupos, antes de guardar. Gestiona familias, tutores y campos personalizados en el panel.
Creas grupos, asignas entrenadores, estableces un horario cíclico — el sistema genera automáticamente sesiones de entrenamiento. Límites de plazas, lista de espera con promoción automática, segmentos de edad.
Consulta entrenamientos, eventos y exámenes en el calendario del club. Envía el horario a Google Calendar en un solo sentido o suscríbete por iCal en una aplicación compatible.
Marca asistencia con un clic. Guardado por lotes, cierre automático de sesión, historial de asistencia. Sistema de recuperación con créditos — los participantes pueden reservar fechas de reemplazo por sí solos.
El club debe habilitar las recuperaciones. La reserva en el panel de padres depende de un crédito disponible, plazas libres y los ajustes del club.
Gestiona cuotas, descuentos y saldos pendientes según los ajustes del club. Activa los pagos online tras conectar y verificar la cuenta del proveedor; gestiona efectivo y transferencias con los métodos elegidos.
Emite facturas y rectificaciones, descarga PDF y utiliza perfiles de facturación. El envío a KSeF requiere configuración y el token del club; el envío automático funciona al activar los ajustes correspondientes.
Comparte documentos para su aceptación online y consulta el estado de cada participante. La aceptación corresponde a la versión indicada; dispones de historial, exportación CSV y operaciones masivas.
Crea eventos, abre registros, recibe pagos — todo en un solo lugar. Lista de espera con ascenso automático, galería de fotos, reserva pública mediante widget en tu sitio web.
Gestiona la correspondencia en la bandeja de entrada, publica anuncios y usa plantillas de correo. Las notificaciones push y reglas CRM siguen tu configuración; los envíos requieren los ajustes adecuados de canales y destinatarios.
Motiva a los participantes: XP por asistencia, insignias por logros, series de entrenamientos, desafíos grupales, clasificaciones. Tokens de club, modo infantil, notificaciones push automáticas sobre el progreso.
Los clubes cuyo módulo principal es tiro no disponen actualmente de panel de gamificación.
Para clubes cuyo país es Polonia: ajustes de protección de menores, registro de incidentes y declaraciones del personal. Las familias disponen de documentos, un contacto responsable y un formulario para comunicar incidentes.
El acceso depende del país, el plan y los permisos. El club responde de sus procedimientos; la aplicación ayuda a documentarlos.
Módulos por rama
Más de 30 plantillas de grados listas (entre ellas kárate, judo, BJJ, taekwondo, kickboxing, krav maga) y sistemas propios. Cinturones, exámenes, requisitos, tarjeta del club (al activarla).
Adapta el sistema de grados a tu disciplina y a la forma de trabajar del club. Puedes usar una plantilla o tu propio sistema.
Cursos de tiro por ediciones, inscripciones online, documentos para firmar y certificados en PDF.
Los clubes cuyo módulo principal es tiro no disponen actualmente de panel de gamificación.
Integraciones
Stripe Connect gestiona los pagos online del club tras conectar y verificar la cuenta y activar los métodos correspondientes. Tarjetas, BLIK, Apple Pay y Google Pay están disponibles según los requisitos de cada método.
La verificación puede requerir datos adicionales. Los métodos dependen de la cuenta, moneda y dispositivo; las suscripciones renovables de Klubownik usan tarjetas.
Los entrenamientos y eventos del club pasan a Google Calendar en un solo sentido: automáticamente cada 6 horas o al instante con el botón «Sincronizar ahora». Los cambios hechos en Google Calendar no vuelven a Klubownik. Además, suscripción iCal (Apple Calendar, Outlook, Thunderbird) con un enlace privado.
Facturas de bonos, cuotas y tienda enviadas directamente al Sistema Nacional de Facturación Electrónica de Polonia (KSeF), con el esquema FA(3). La automatización la activas tras conectar la cuenta KSeF del club. Para clubes con sede en Polonia.
En fase piloto para clubes cuyo país es Polonia: POSNET Thermal HD Online por TCP y ELZAB Mera Online en Windows. Requiere software local, vinculación y configuración del puesto. ELZAB K1 Slim no permite imprimir recibos fiscales mediante esta integración.
La detección automática ayuda a encontrar el dispositivo, pero no sustituye la instalación, la vinculación ni la configuración. Confirma el modelo, el sistema y las operaciones disponibles antes de empezar.
La importación XLSX/CSV incluye participantes, tutores, grupos y pagos de las columnas de meses. Las exportaciones de WodGuru, MAAT y eFitness tienen importadores específicos. Confirma la correspondencia y revisa la vista previa antes de guardar. No se importan horarios, historial de asistencia ni facturas.
Deshacer no restaura los campos completados de participantes existentes. Los nuevos pagos, reembolsos, facturas o datos relacionados añadidos después pueden bloquear la anulación de toda la importación. Revisa la vista previa; las invitaciones por correo se envían por separado en el siguiente paso.
Insertas en tu web el horario, la lista de precios, el formulario de inscripción, la reserva de clases, la convocatoria, los eventos y los campamentos, con los colores del club. Los códigos están en el menú Iframes y enlaces.
Roles y paneles
Desde el panel accedes a tareas actuales, participantes, pagos y ajustes. El propietario y el administrador tienen distinto acceso a algunos ajustes; las funciones disponibles dependen de los módulos y del plan.
Tu horario es el punto de entrada al panel del personal. Marca la asistencia en los grupos asignados; con las funciones correspondientes activadas, consulta tus propias liquidaciones y solicita sustituciones.
El club asigna los permisos. El modo Solo asistencia limita el acceso a datos y acciones; no incluye informes completos ni liquidaciones.
Consulta los entrenamientos, pagos y documentos de tu familia en un solo panel. Si el club habilita las funciones correspondientes, puedes inscribir a tu hijo en un evento o elegir una clase de recuperación.
Ves a las personas vinculadas a tu cuenta. Las inscripciones, recuperaciones y el progreso dependen de los módulos y ajustes del club.
El módulo organiza perfiles del personal, informes de sesiones, liquidaciones, contratos y sustituciones. El administrador gestiona el trabajo del personal y el instructor utiliza su propio perfil y las funciones habilitadas.
Los cálculos ayudan en el trabajo, pero no sustituyen la revisión de los datos. El administrador aprueba las liquidaciones y el instructor acepta el contrato que tiene asignado.
Configuración y administración
Los ajustes del club incluyen horarios, participantes, pagos, comunicación y documentos. Las secciones visibles dependen de los módulos, el plan y los permisos.
Empieza por los ajustes necesarios para el funcionamiento del club. Cuando está disponible, el Centro de Configuración permite revisar y aprobar los cambios propuestos.
En Estadísticas, elige un período y consulta resúmenes de finanzas, asistencia y participantes. El acceso del propietario o administrador depende del plan; los informes disponibles se descargan en CSV o PDF.
En Exportación de datos, el propietario o administrador selecciona categorías y campos para un archivo Excel. Otras pantallas ofrecen exportaciones independientes, como CSV de documentos y aceptaciones y CSV/PDF de Estadísticas.
El generador de inscripciones requiere el módulo y el plan correspondientes. Selecciona los datos que necesita el destinatario y comprueba el archivo antes de compartirlo.
Seguridad y cumplimiento
El acceso a los datos depende de la cuenta, el rol y los permisos en el club. Puedes activar la autenticación de dos factores y el sistema registra determinadas operaciones. La política de privacidad y el DPA describen las reglas del tratamiento de datos y las obligaciones.
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Pasar de la documentación al inicio real
Incorporación, migración de datos y primeros pasos con el sistema.
Ayuda: Inicio y migración
Instrucciones prácticas para lanzar el club, importar e iniciar el sistema.
Preguntas frecuentes de implementación
Preguntas sobre alcance, migración y un plan de inicio sensato.
Vista previa de la demo y acceso
Mira las pantallas y descubre cómo solicitar acceso al entorno de demostración.
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Esta página presenta funciones seleccionadas. El centro de ayuda ofrece guías temáticas y el Manual contiene instrucciones de las pantallas con capturas en polaco.