Comment fonctionne Klubownik ?
Aperçu d’une sélection de modules et de possibilités de Klubownik, du lancement du club aux intégrations.
Premiers pas
Le club se crée sur un seul écran : vous choisissez un parcours (panneau de base, sports de combat ou tir) et indiquez le nom, le fuseau horaire et le pays. Le club démarre aussitôt son essai de 30 jours, et une liste d'étapes de lancement vous attend dans le panneau : lieu, premier groupe, planning et lien public d'inscription.
D'abord, vous choisissez le parcours (panneau de base, sports de combat ou tir) : il détermine les étapes suivantes de la liste de démarrage dans le panneau.
Indiquez votre adresse e-mail et le type d’activité. Choisissez ensuite une variante de démo et un rôle. Vous utilisez un compte partagé avec des données fictives ; ne saisissez pas les données de vos clients.
Le questionnaire aide à configurer un club nouveau ou existant. Consultez les réglages proposés, sélectionnez les modifications et confirmez leur application.
L’accès et l’enregistrement dépendent de l’activation de la fonction et des autorisations. Vérifiez les propositions dans Paramètres → Centre de configuration avant de les appliquer.
Fonctionnalités de base
Ajoutez les participants à la main ou importez un fichier XLSX/CSV, y compris les exports de WodGuru, MAAT et eFitness. L’assistant propose une correspondance des colonnes ; confirmez-la et vérifiez l’aperçu, groupes compris, avant d’enregistrer. Gérez les familles, responsables légaux et champs personnalisés dans le panneau.
Vous créez des groupes, assignez des entraîneurs, définissez un calendrier cyclique — le système génère automatiquement des séances d'entraînement. Limites de places, liste d'attente avec promotion automatique, segments d'âge.
Consultez les entraînements, événements et examens dans le calendrier du club. Transférez le planning vers Google Calendar dans un seul sens ou abonnez-vous via iCal dans une application compatible.
Marquez la présence en un clic. Sauvegarde par lot, fermeture automatique de session, historique de présence. Système de rattrapage avec crédits — les participants peuvent réserver eux-mêmes des dates de remplacement.
Le club doit activer les rattrapages. La réservation dans l’espace parent dépend d’un crédit disponible, des places libres et des paramètres du club.
Gérez les cotisations, réductions et impayés selon les paramètres du club. Activez les paiements en ligne après connexion et vérification du compte du prestataire ; gérez espèces et virements selon les méthodes choisies.
Émettez des factures et avoirs, téléchargez les PDF et utilisez les profils de facturation. L’envoi à KSeF nécessite une configuration et le jeton du club ; l’envoi automatique fonctionne après activation des réglages correspondants.
Partagez des documents à accepter en ligne et consultez le statut des participants. L’acceptation porte sur la version indiquée ; historique, export CSV et outils groupés sont disponibles.
Créez des événements, ouvrez les inscriptions, recevez les paiements — tout en un seul endroit. Liste d'attente avec promotion automatique, galerie de photos, réservation publique via widget sur votre site.
Gérez la correspondance dans la boîte de réception, publiez des annonces et utilisez les modèles d’e-mails. Les notifications push et règles CRM suivent votre configuration ; les envois nécessitent des paramètres de canaux et destinataires adaptés.
Motivez les participants : XP pour l'assiduité, insignes pour les réalisations, séries d'entraînement, défis en groupe, classements. Jetons de club, mode enfant, notifications push automatiques sur la progression.
Les clubs dont le module principal est le tir n’ont actuellement pas d’espace de gamification.
Pour les clubs dont le pays est la Pologne : réglages des normes de protection, registre des incidents et déclarations du personnel. Les parents disposent de documents, d’un contact responsable et d’un formulaire de signalement.
L’accès dépend du pays, de la formule et des autorisations. Le club est responsable de ses procédures ; l’application aide à les documenter.
Modules par secteur
Plus de 30 modèles de grades prêts à l’emploi (dont karaté, judo, BJJ, taekwondo, kickboxing, krav-maga) et vos propres systèmes. Ceintures, examens, exigences, carte du club (une fois activée).
Adaptez le système de grades à votre discipline et au fonctionnement du club. Utilisez un modèle ou votre propre système.
Formations de tir par sessions, inscriptions en ligne, documents à signer et certificats PDF.
Les clubs dont le module principal est le tir n’ont actuellement pas d’espace de gamification.
Intégrations
Stripe Connect traite les paiements en ligne du club après connexion, vérification du compte et activation des méthodes. Cartes, BLIK, Apple Pay et Google Pay sont disponibles selon les conditions de chaque méthode.
La vérification peut nécessiter des informations supplémentaires. Les méthodes dépendent du compte, de la devise et de l’appareil ; les abonnements renouvelables de Klubownik utilisent des cartes.
Les entraînements et événements du club partent vers Google Calendar dans un seul sens — automatiquement toutes les 6 heures ou tout de suite avec le bouton « Synchroniser maintenant ». Les modifications faites dans Google Calendar ne reviennent pas dans Klubownik. En plus, un abonnement iCal (Apple Calendar, Outlook, Thunderbird) avec un lien privé.
Factures des abonnements, cotisations et de la boutique envoyées directement au Système national de facturation électronique polonais (KSeF), au schéma FA(3). Vous activez l’automatisme une fois le compte KSeF du club connecté. Pour les clubs basés en Pologne.
En phase pilote pour les clubs dont le pays est la Pologne : POSNET Thermal HD Online via TCP et ELZAB Mera Online sous Windows. Nécessite un logiciel local, l’appairage et la configuration du poste. ELZAB K1 Slim ne prend pas en charge l’impression de reçus fiscaux via cette intégration.
La détection automatique aide à trouver l’appareil, mais ne remplace pas l’installation, l’appairage et la configuration. Vérifiez le modèle, le système et les opérations disponibles avant de démarrer.
L’import XLSX/CSV comprend les participants, responsables légaux, groupes et paiements des colonnes mensuelles. Les exports de WodGuru, MAAT et eFitness disposent d’importateurs dédiés. Confirmez les correspondances et vérifiez l’aperçu avant d’enregistrer. Le planning, l’historique des présences et les factures ne sont pas importés.
L’annulation ne rétablit pas les champs complétés pour les participants existants. Des paiements, remboursements, factures ou données liées ajoutés après l’import peuvent bloquer l’annulation de tout l’import. Vérifiez l’aperçu ; les invitations par e-mail s’envoient séparément à l’étape suivante.
Vous intégrez sur votre site le planning, la grille tarifaire, le formulaire d’inscription, la réservation de cours, le recrutement, les événements et les stages — aux couleurs du club. Vous trouverez les codes dans le menu Iframe et liens.
Rôles et panneaux
Depuis le tableau de bord, accédez aux tâches en cours, aux participants, aux paiements et aux paramètres. Le propriétaire et l’administrateur ont des droits différents sur certains paramètres ; les fonctions disponibles dépendent des modules et de la formule.
Votre planning est le point d’entrée de l’espace du personnel. Marquez les présences dans les groupes attribués ; si les fonctions correspondantes sont activées, consultez vos propres décomptes et demandez un remplacement.
Le club attribue les autorisations. Le mode Présences uniquement limite les données et actions accessibles ; il ne donne pas accès aux rapports complets ni aux décomptes.
Consultez les entraînements, paiements et documents de votre famille dans un seul espace. Si le club active les fonctions correspondantes, vous pouvez inscrire un enfant à un événement ou choisir une séance de rattrapage.
Vous voyez les personnes liées à votre compte. Les inscriptions, rattrapages et progrès dépendent des modules et paramètres du club.
Le module regroupe les profils du personnel, les rapports de séances, les décomptes, les contrats et les remplacements. L’administrateur gère le travail de l’équipe ; l’instructeur utilise son profil et les fonctions activées.
Les calculs facilitent le travail sans remplacer la vérification des données. L’administrateur valide les décomptes ; l’instructeur accepte le contrat qui lui est attribué.
Paramètres et administration
Les paramètres du club couvrent notamment le planning, les participants, les paiements, la communication et les documents. Les rubriques visibles dépendent des modules, de la formule et des autorisations.
Commencez par les réglages nécessaires au fonctionnement du club. Si disponible, le Centre de configuration permet de vérifier et de valider les modifications proposées.
Dans Statistiques, choisissez une période et consultez les synthèses des finances, des présences et des participants. L’accès du propriétaire ou administrateur dépend de la formule ; les rapports disponibles se téléchargent en CSV ou PDF.
Dans Export de données, le propriétaire ou administrateur choisit les catégories et champs pour un fichier Excel. D’autres écrans proposent leurs propres exports, notamment les CSV des documents et acceptations et les CSV/PDF de Statistiques.
Le générateur d’inscriptions nécessite le module et la formule correspondants. Sélectionnez les données nécessaires au destinataire et vérifiez le fichier avant de le transmettre.
Sécurité et conformité
L’accès aux données dépend du compte, du rôle et des autorisations dans le club. Tu peux activer l’authentification à deux facteurs et le système consigne certaines opérations. La politique de confidentialité et le DPA décrivent les règles de traitement des données et les engagements.
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Passer de la documentation au vrai démarrage
Intégration, migration des données et premiers pas avec le système.
Aide : Démarrage et migration
Instructions pratiques pour lancer le club, importer et démarrer.
FAQ implémentation
Questions sur la portée, la migration et un plan de démarrage cohérent.
Aperçu de la démo et accès
Consultez les écrans et découvrez comment demander l’accès à l’environnement de démonstration.
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Cette page présente une sélection de fonctions. Le centre d’aide propose des guides thématiques et le Manual des instructions avec captures d’écran en polonais.