Grafik kilku sal i oddziałów: jak uniknąć podwójnych rezerwacji

Żeby grafik kilku sal i oddziałów obył się bez podwójnych rezerwacji, potrzebujesz dwóch rzeczy: siatki sal, w której każda sala ma jedną grupę o danej godzinie, i jednej osoby, która zatwierdza każdą zmianę. Grafik dla rodziców i trenerów powstaje z tej siatki, a nie odwrotnie — wtedy konflikt widać, zanim grupy spotkają się w drzwiach.

Grafik na sezon a zmiany w trakcie

Grafik klubu ma dwie warstwy. Pierwsza to stały plan na sezon: która grupa, w którym miejscu, w jakie dni i o jakich godzinach. Druga to wyjątki: święta, ferie, odwołane zajęcia, zastępstwa trenerów, sala zajęta przez szkołę albo zawody.

Stały plan układasz raz, przed naborem, i zmieniasz rzadko. Wyjątki pojawiają się co tydzień, więc muszą mieć prostą ścieżkę: kto wprowadza zmianę, kto ją zatwierdza i kto zawiadamia rodziców. Gdy te warstwy się mieszają — na przykład trener przenosi grupę „na stałe” po rozmowie w szatni — grafik przestaje odpowiadać rzeczywistości.

Siatka sal: jak uniknąć dwóch grup w jednym miejscu

Najprostsze narzędzie to tabela, w której wiersze to godziny, a kolumny to sale w każdym oddziale. Każda grupa zajmuje pola od początku do końca zajęć. Dwie grupy w jednym polu oznaczają konflikt, który widać od razu.

1. Wypisz wszystkie sale z każdego oddziału, razem z godzinami, w których naprawdę masz do nich dostęp — wynajętą salę szkolną masz zwykle dopiero po lekcjach.
2. Zostaw zapas między zajęciami. Grupy potrzebują chwili na wyjście, przebranie i rozłożenie sprzętu. Bez zapasu jedna spóźniona grupa opóźnia wszystkie kolejne.
3. Przypisz każdą grupę do jednego oddziału. Grupa, która raz ćwiczy w jednym miejscu, a raz w innym, myli rodziców i trenerów.
4. Zaznacz trenerów. Ten sam trener nie poprowadzi dwóch grup naraz, a przejazd między oddziałami też zajmuje czas.
5. Zatwierdzaj zmiany w jednym miejscu. Każda zmiana sali albo godziny najpierw trafia do siatki, dopiero potem do grafiku dla rodziców.

Limit miejsc i lista rezerwowa

Limit miejsc w grupie wynika z sali i z trenera: z powierzchni, sprzętu i tego, ilu uczestników trener prowadzi bezpiecznie. Ustal go dla każdej grupy osobno, zanim otworzysz zapisy, i trzymaj się go we wszystkich kanałach zapisu — formularz, telefon i rozmowa na sali powinny widzieć ten sam limit.

Zdecyduj też, co się dzieje, gdy miejsc zabraknie:

• Blokujesz zapisy — najprostsze, ale chętni odchodzą bez śladu.
• Prowadzisz listę rezerwową — chętni czekają w kolejce, a wolne miejsce dostaje pierwsza osoba z listy.
• Przyjmujesz ponad limit — tylko tam, gdzie sala i trener naprawdę to zniosą.

Jeśli w Twoim klubie działa odrabianie zajęć, odrabiający też zajmują miejsca. Zasady, które nie przepełniają grup, opisujemy w poradniku Zasady odrabiania zajęć — wzór regulaminu.

Oddziały: grupy, trenerzy i podsumowania

Przy kilku lokalizacjach przydaje się stały podział: każda grupa należy do jednego oddziału, a każdy oddział ma osobę, która zna jego grafik i salę. Dzięki temu łatwiej odpowiedzieć na pytania, które w jednym miejscu nie padają: ilu uczestników ma każdy oddział, który ma wolne miejsca, gdzie warto otworzyć nową grupę.

Rodzic też powinien od początku wiedzieć, gdzie dokładnie są zajęcia — adres, wejście, sala. Przy zapisie niech najpierw wybiera miejsce, a dopiero potem grupę.

Komunikacja zmian do rodziców

Zmiana grafiku dociera do rodziców tylko wtedy, gdy trafia do właściwych osób. Zasady na sezon:

• pisz tylko do rodziców z grupy albo oddziału, którego zmiana dotyczy — wiadomość do wszystkich uczy ignorowania wiadomości;
• w wiadomości podaj datę, godzinę, miejsce i to, co rodzic ma zrobić;
• dni wolne w sezonie ogłoś z wyprzedzeniem, najlepiej razem z grafikiem;
• daj rodzicom grafik, który mogą dodać do kalendarza w telefonie.

Jak to wygląda w Klubowniku

Najpierw uczciwie o tym, czego Klubownik nie robi: sala to opis przy terminie w grafiku. Klubownik nie rezerwuje sal i nie sprawdza, czy dwie grupy trenują w tej samej sali o tej samej porze — siatkę sal z tego poradnika nadal układasz sam. W Klubowniku prowadzisz to, co z niej wynika:

• Lokalizacje dodajesz w Ustawieniach → Lokalizacje treningów: nazwa, miasto, adres, link do mapy Google, zdjęcie sali. Każda grupa ma jedną lokalizację, a ten sam trener może prowadzić grupy w kilku miejscach.
• Grafik grupy to terminy tygodniowe: dzień, godziny, sala i daty obowiązywania. Prowadzącego przypisujesz w Grafiku instruktorów. Kadra widzi terminy w Kalendarzu, a rodzic w kalendarzu swojego panelu, razem z adresem zajęć.
• Limit miejsc ustawiasz w każdej grupie i wybierasz, co się dzieje po jego wyczerpaniu: blokada zapisów, lista rezerwowa albo przyjmowanie ponad limit. Lista rezerwowa jest domyślnie wyłączona — włączasz ją w ustawieniach grupy. Gdy zwolni się miejsce albo zwiększysz limit, Klubownik sam wpisuje pierwszą osobę z kolejki i powiadamia rodzica.
• Zmiany: pojedyncze zajęcia, także kilka terminów naraz, odwołujesz w Kalendarzu, a dni wolne dodajesz w Wyjątkach grafiku. Opiekunowie uczestników grupy dostają e-mail.
• Oddziały: rodzic wybiera lokalizację w formularzu zapisu, Podsumowania pokazują uczestników w każdej lokalizacji, a w Wysyłce wybierasz odbiorców z jednej albo kilku lokalizacji. Rodzic może dodać zajęcia rodziny do kalendarza w telefonie.

Ograniczenia: nie ma roli kierownika jednej lokalizacji — administrator widzi cały klub, a trenerowi możesz ograniczyć widok do jego grup. Statystyki frekwencji nie mają podziału na lokalizacje. Więcej na stronach Grafik i lista rezerwowa oraz Wiele lokalizacji, a jak to wygląda w akademii z kilkoma oddziałami — na stronie Klubownik dla akademii sportowej.

Najczęstsze pytania

Jak sprawdzić, czy dwie grupy nie trafiły do tej samej sali?

Ułóż siatkę: godziny w wierszach, sale w kolumnach, a każdą grupę wpisz w pola od początku do końca zajęć. Dwie grupy w jednym polu to konflikt. Siatkę aktualizuj przy każdej zmianie, zanim zmiana trafi do rodziców.

Co zrobić, gdy w grupie nie ma miejsc, a chętni wciąż się zgłaszają?

Prowadź listę rezerwową zamiast odsyłać chętnych. Gdy ktoś zrezygnuje, miejsce dostaje pierwsza osoba z kolejki. Długa lista przy jednej grupie to też sygnał, że warto otworzyć kolejną.

Czy zajęcia w kilku oddziałach można prowadzić w jednym klubie w systemie?

Tak. W Klubowniku dodajesz tyle lokalizacji, ile potrzebujesz, a każda grupa ma przypisaną jedną z nich. Kilka osobnych klubów poprowadzisz z jednego konta właściciela — liczba klubów zależy od planu.

Chcesz zobaczyć, jak wygląda grafik w panelu klubu i w panelu rodzica? Zobacz w demo.