Składki w klubie bez arkusza: tytuł przelewu, kod i przypomnienia

Składki w klubie da się prowadzić bez arkusza, jeśli każda należność ma kwotę i termin, a każdy uczestnik — własny kod, który rodzic wpisuje w tytule przelewu. Wpłatę z wyciągu przypisujesz wtedy po kodzie, a przypomnienia wysyłasz tylko tym, którzy jeszcze nie zapłacili. Na pytanie „kto zapłacił za październik?” odpowiada lista należności ze statusem.

Najpierw model składek

Zanim zaczniesz rozliczać wpłaty, spisz zasady. Bez nich każda nietypowa sytuacja kończy się indywidualnym ustaleniem, którego za miesiąc nikt nie pamięta. Odpowiedz na pytania:

• Okres. Składka miesięczna, kwartalna, półroczna (semestralna) czy roczna? A może karnet na określoną liczbę wejść?
• Opłaty jednorazowe. Wpisowe i inne opłaty — osobno od składki.
• Termin płatności. Do którego dnia okresu rodzic ma zapłacić.
• Zapis w trakcie miesiąca. Proporcjonalnie do pozostałych dni, w całości, progowo (np. pełna kwota przy zapisie w pierwszej połowie miesiąca) albo według liczby zajęć do końca okresu.
• Rodzeństwo i zniżki. Jaka zniżka dla drugiego dziecka i czy łączy się z innymi.
• Przerwy. Co z wakacjami, feriami i dłuższą chorobą.

Zasady zapisz w cenniku albo regulaminie i pokaż rodzicom przed zapisem. Rozmowa o pieniądzach jest łatwiejsza przy zapisie niż przy pierwszej zaległości — o tym, jak doprowadzić do zapisu po zajęciach próbnych, piszemy w poradniku Zajęcia próbne, po których rodzic zapisuje dziecko.

Tytuł przelewu z kodem

Przy rozliczaniu przelewów czas zabierają wpłaty, których nie da się przypisać od razu: „składka” bez imienia, nazwisko rodzica zamiast dziecka, przelew z konta babci albo jeden przelew za dwoje dzieci. Rozwiązaniem jest kod uczestnika w tytule.

• Jeden kod na uczestnika, stały przez cały sezon — rodzic wpisuje go zawsze tak samo.
• Krótki i bez polskich znaków, żeby dało się go przepisać bez pomyłek.
• Gotowy tytuł do skopiowania: kod, za co, za jaki okres, imię dziecka. Na przykład: AB12CD składka październik Zosia.
• Kod QR do aplikacji banku — rodzic skanuje go telefonem i nie przepisuje numeru konta ani tytułu.
• Rodzeństwo — poproś o osobne przelewy albo o oba kody w jednym tytule.

Z kodem w tytule wpłatę przypisujesz po jednym spojrzeniu na wyciąg, bez zgadywania, kto stoi za nazwiskiem nadawcy.

Księgowanie wpłat w stałym rytmie

• Sprawdzaj wpływy regularnie, na przykład raz w tygodniu i dzień po terminie płatności.
• Najpierw przypisz wpłaty z kodem, potem resztę — po nadawcy i kwocie.
• Nadpłatę, niedopłatę i wpłatę za kilka miesięcy oznacz od razu, z krótką notatką.
• Gotówkę wpisuj tego samego dnia, w to samo miejsce co przelewy.

Przypomnienia o zaległościach: ton i częstotliwość

Zaległość bywa zwykłym zapomnieniem, a nie złą wolą — i tak warto ją traktować. Ustal trzy kroki:

1. Przed terminem — życzliwe przypomnienie z kwotą, terminem i danymi do przelewu.
2. Po terminie — konkretnie: za co, ile i jak zapłacić. Bez gróźb i bez upominania przy innych rodzicach.
3. Dłuższa zaległość — rozmowa telefoniczna albo osobista. Może się okazać, że rodzina potrzebuje przerwy albo innego terminu płatności.

Do tego trzy zasady: nie wysyłaj przypomnień codziennie, łącz należności za rodzeństwo w jedną wiadomość i nie przypominaj komuś, kto napisał, że już zapłacił — najpierw sprawdź wyciąg.

Dzień dobry, przypominamy o składce za październik dla Zosi: 150 zł, termin minął 10 października. Dane do przelewu i kod znajdziecie poniżej. Jeśli wpłata już wyszła, prosimy zignorować tę wiadomość.

Płatność online: warunki

Płatność kartą albo BLIK-iem jest wygodna dla rodziców, ale ma warunki po stronie klubu: konto u operatora płatności, jego weryfikację i opłatę za transakcje. Sprawdź też, które metody działają przy płatnościach cyklicznych — nie każda nadaje się do automatycznego pobierania składki co miesiąc.

Jak to wygląda w Klubowniku

Cennik ustawiasz raz (Ustawienia → Płatności → Katalog): karnety i składki z okresem rozliczenia — miesięcznym, kwartalnym, półrocznym, rocznym, na wejścia albo bez limitu — terminem płatności i zasadą dla zapisów w trakcie miesiąca: proporcjonalnie, w całości, progowo albo według liczby zajęć. Wpisowe i inne opłaty jednorazowe są w tym samym katalogu.

• Należności tworzą się same przed końcem okresu. Naliczanie możesz wstrzymać dla wybranej grupy.
• Dane do przelewu rodzic widzi w panelu, w sekcji „Do zapłaty”: numer konta, tytuł z kodem płatności i kod QR do aplikacji banku. Możesz mieć kilka kont, np. osobne dla wybranej grupy albo karnetu.
• Przypomnienia wychodzą przed terminem i przy zaległości, zbiorczo dla wszystkich dzieci opiekuna — najwyżej jeden e-mail dziennie. Gdy rodzic zaznaczy w panelu, że zapłacił przelewem, przypomnienia o tej należności wstrzymują się na 7 dni.
• Zniżki — po włączeniu automatyczne zniżki dla rodzeństwa, za staż i inne oraz kody promocyjne. Z kilku zniżek automatycznych liczy się najkorzystniejsza.
• Płatność online — po podłączeniu i weryfikacji konta Stripe klubu rodzic płaci kartą albo BLIK-iem. Pieniądze trafiają na konto Stripe klubu, opłatę operatora płaci klub, a Klubownik nie dolicza swojej prowizji. BLIK jest dostępny tylko dla klubów z Polski, a składki pobierane cyklicznie z karty działają bez BLIK-a.
• Gotówka — wpłaty wpisuje kadra.

Przelewy możesz rozliczać automatycznie po aktywacji skrzynki w Ustawieniach → Bank. Bank wysyła e-mail o każdym wpływie na adres od Klubownika, a system odczytuje kwotę, tytuł i nadawcę, rozpoznaje wpłacającego — najpewniej po kodzie płatności — i księguje wpłatę, gdy dopasowanie jest jednoznaczne. Nadpłaty, niedopłaty i wpłaty za kilka osób czekają na Twoją decyzję z propozycją dopasowania (Płatności → Automatyczne przelewy).

Warto wiedzieć: automatyczne przelewy wymagają banku, który wysyła e-mail o każdym wpływie. Klubownik nie łączy się z bankiem przez API i nie widzi salda. Automatycznie księgowane są wpłaty w złotych z powiadomień banku. Jeśli bank nie wysyła takich powiadomień, wgrasz wyciąg z pliku (CSV, MT940, CAMT.053, PDF albo XLSX) — dopasowania zatwierdza wtedy człowiek, a liczba importów w miesiącu zależy od planu. Raty są dostępne tylko przy obozach. Szczegóły znajdziesz na stronach Składki i płatności oraz Automatyczne przelewy, a przykład klubu szkolnego — na stronie Program do prowadzenia uczniowskiego klubu sportowego.

Najczęstsze pytania

Co, jeśli rodzic wpisze zły tytuł przelewu?

Szukasz wpłaty po nadawcy, rachunku i kwocie, a w następnym przypomnieniu jeszcze raz podajesz kod. Klubownik robi to samo: próbuje rozpoznać wpłacającego po nadawcy, rachunku i kwocie, a jeśli dopasowanie nie jest jednoznaczne, przelew czeka na Twoje zatwierdzenie z propozycją, do kogo może pasować.

Czy Klubownik ma dostęp do konta bankowego klubu?

Nie. Klubownik nie łączy się z bankiem i nie widzi salda. Dostaje tylko powiadomienia o wpływach, które bank wysyła na adres skrzynki klubu, albo wyciągi, które sam wgrasz.

Co, jeśli dziecko dołącza w trakcie miesiąca?

Ustal zasadę raz i stosuj ją do wszystkich: proporcjonalnie, w całości, progowo albo według liczby zajęć do końca okresu. Klubownik liczy pierwszą składkę według zasady wybranej w cenniku.

Ustaw pierwszy cennik i zobacz, jak rodzic widzi dane do przelewu: Załóż klub za darmo — 30 dni bez karty.