Zapisy na turniej lub pokaz klubowy: limit miejsc i opłata

Zapisy na turniej albo pokaz klubowy zbierzesz w jednym miejscu, jeśli przed ogłoszeniem ustalisz cztery rzeczy: kto może się zapisać, ile jest miejsc, do kiedy trwają zapisy i jak się płaci. Potem wystarczy formularz z pytaniami, których naprawdę użyjesz, i przypomnienie dzień przed wydarzeniem.

Karta wydarzenia: co ustalić przed ogłoszeniem

Zanim opublikujesz post albo wyślesz wiadomość do rodziców, spisz krótką kartę wydarzenia. Ten sam tekst trafi potem do opisu, formularza i przypomnienia.

• Co, gdzie, kiedy — nazwa, adres, godzina zbiórki i startu, przewidywany koniec.
• Dla kogo — tylko członkowie klubu, wybrane grupy czy także zawodnicy z innych klubów.
• Limit miejsc — wynika z warunków: liczby mat, torów albo kortów, czasu na scenie, liczby sędziów.
• Termin zapisów — kiedy otwierasz i zamykasz zapisy. Zostaw sobie czas na ułożenie kategorii, kolejności występów albo harmonogramu dnia.
• Opłata — kwota, co obejmuje (np. medal, koszulkę, posiłek), sposób i termin wpłaty.
• Rezygnacja — do kiedy można się wycofać i co wtedy z opłatą.
• Kontakt — kto odpowiada na pytania przed wydarzeniem i w jego trakcie.

Jeśli zapraszasz zawodników z innych klubów, dopisz, kto opiekuje się niepełnoletnimi w trakcie wydarzenia i czy wymagasz od uczestników aktualnych badań albo ubezpieczenia. Te pytania i tak padną — lepiej, żeby odpowiedź była w opisie.

Przykładowa oś czasu: ogłoszenie i otwarcie zapisów kilka tygodni przed wydarzeniem, zamknięcie zapisów kilka dni wcześniej, ułożenie kategorii albo kolejności występów, przypomnienie dzień przed.

Formularz: pytaj o to, czego użyjesz

Każde pytanie w formularzu to dane, które potem przechowujesz i przeglądasz. Zanim dodasz pole, zastanów się, co z nim zrobisz w dniu wydarzenia. Przykłady pytań, które zwykle mają sens:

• przy turnieju: kategoria wiekowa, waga albo poziom zaawansowania — jeśli według nich układasz grupy,
• przy pokazie: grupa albo układ, w którym dziecko występuje,
• rozmiar koszulki — jeśli jest w pakiecie,
• alergie i dieta — jeśli zapewniasz posiłek,
• nazwa klubu — przy zawodnikach z zewnątrz.

Zgodę rodzica na udział dziecka i zgodę na wykorzystanie wizerunku zbieraj jako osobne, jasno opisane pola. Nie łącz ich w jedno pole „akceptuję wszystko”.

Limit miejsc i lista rezerwowa

Gdy chętnych jest więcej niż miejsc, rodzice pytają przede wszystkim o zasady. Opisz je przed otwarciem zapisów:

• czy decyduje kolejność zgłoszeń, czy kolejność wpłat,
• czy po wyczerpaniu miejsc prowadzisz listę rezerwową,
• jak i kiedy osoba z listy dowie się, że dostała miejsce.

Lista rezerwowa ma sens, gdy możesz szybko wpisać kolejną osobę na zwolnione miejsce. Jeśli skład trzeba ustalić kilka dni przed wydarzeniem, zamknij zapisy wcześniej i powiedz o tym w opisie.

Opłata: przy zapisie czy na miejscu

Każdy sposób ma swoje plusy i koszty po stronie klubu:

• Płatność online przy zapisie — wpłata od razu przypisana do uczestnika. Potrzebujesz podłączonych płatności online, a operator płatności pobiera opłatę.
• Przelew z terminem — bez opłaty operatora płatności, ale musisz sprawdzić, kto zapłacił. Podaj gotowy tytuł: nazwa wydarzenia, imię i nazwisko uczestnika.
• Gotówka na miejscu — prosta dla rodziców, ale nie chroni przed pustymi miejscami, gdy ktoś się zapisze i nie przyjdzie.

Przy wydarzeniach z małą liczbą miejsc opłata przed wydarzeniem ogranicza sytuacje, w których zapisana osoba się nie pojawia, a ktoś z listy rezerwowej traci szansę na start.

Przypomnienie i dzień wydarzenia

Dzień przed wydarzeniem wyślij przypomnienie z godziną zbiórki, adresem, informacją o stroju i tym, co zabrać. Jeśli ktoś nie zapłacił, to dobry moment na krótką prośbę o wpłatę.

W dniu wydarzenia miej listę uczestników w telefonie albo wydrukowaną: z kategoriami, kontaktami do opiekunów i statusem wpłaty. Osoba przy wejściu odhacza obecnych i od razu widzi, kto jeszcze nie dotarł.

Po wydarzeniu: domknij sprawy od razu

• Podziękuj uczestnikom i rodzicom, a jeśli robiliście zdjęcia — udostępnij je z poszanowaniem zgód na wizerunek.
• Rozlicz rezygnacje zgłoszone w terminie, zanim rodzice zaczną o nie pytać.
• Zapisz, ile osób się zapisało, ile przyszło i czego zabrakło w opisie albo formularzu. Przy następnym turnieju zaczniesz od gotowej karty wydarzenia.

Jak to wygląda w Klubowniku

W Klubowniku turniej, pokaz albo warsztaty tworzysz w sekcji Wydarzenia. Typy wydarzeń definiujesz sam, a każde wydarzenie ma termin, limit miejsc, okno zapisów, opłatę i własne pytania w formularzu. Wydarzenie może być dla członków klubu, publiczne albo ukryte, a zgłoszenia mogą wymagać akceptacji klubu.

• Zapis — rodzic zapisuje dziecko w panelu rodzica. Wydarzenie publiczne ma formularz zapisu dla osób spoza klubu, który osadzisz też na swojej stronie jako widżet.
• Lista rezerwowa — po jej włączeniu w wydarzeniu kolejne osoby trafiają na listę, gdy skończą się miejsca. Gdy miejsce się zwolni, pierwsza osoba z listy wchodzi na nie automatycznie.
• Opłata — online, przelewem albo gotówką; sposób wybierasz dla każdego wydarzenia osobno. Płatność online działa po podłączeniu i weryfikacji konta płatności klubu.
• Przypomnienie — zapisani dostają je dzień przed wydarzeniem.
• Wpłaty widzisz przy każdym uczestniku.

Warto wiedzieć, czego Klubownik nie robi:

• przy publicznym zapisie na pełne wydarzenie lista rezerwowa nie działa — formularz odmawia zapisu,
• nie sprzedaje biletów dla widzów — zapisy dotyczą uczestników wydarzenia,
• nie prowadzi tabel turniejowych, nie kojarzy par i nie liczy rankingów.

Pełny opis znajdziesz na stronie Obozy i wydarzenia. Przykłady zastosowania: turniej dla osób spoza klubu w szkole i klubie szachowym oraz pokaz na koniec roku w szkole tańca. Wyjazd z zaliczką i kartą kwalifikacyjną opisujemy w poradniku Zapisy na obóz i półkolonie.

Najczęstsze pytania

Czy na turniej zapiszą się zawodnicy z innych klubów?

Tak, jeśli ustawisz wydarzenie jako publiczne. Formularz zapisu jest dostępny bez konta w klubie i ma limit miejsc, termin zapisów i opłatę.

Co się stanie, gdy skończą się miejsca?

Jeśli włączysz listę rezerwową, rodzic zapisujący dziecko w panelu trafi na nią, a zwolnione miejsce zajmie automatycznie pierwsza osoba z listy. Publiczny formularz na pełne wydarzenie odmawia zapisu.

Czy sprzedam przez Klubownik bilety dla widzów?

Nie. Klubownik zbiera zapisy i opłaty uczestników wydarzenia. Sprzedaży biletów dla widowni nie obsługuje.

Sprawdź na przykładowych danych

Chcesz zobaczyć, jak wygląda panel klubu, trenera i rodzica, zanim założysz konto? Zobacz w demo.