Wie funktioniert Klubownik?
Überblick über ausgewählte Module und Möglichkeiten von Klubownik: vom Vereinsstart bis zu Integrationen.
Erste Schritte
Den Club legen Sie auf einem einzigen Bildschirm an: Pfad wählen (Basis-Panel, Kampfsport oder Schießsport) und Name, Zeitzone und Land eingeben. Der Club startet sofort mit 30 Tagen Testphase, und im Panel wartet eine Start-Checkliste: Standort, erste Gruppe, Stundenplan und öffentlicher Anmeldelink.
Zuerst wählen Sie den Pfad (Basis-Panel, Kampfsport oder Schießsport) — davon hängen die nächsten Schritte der Start-Checkliste im Panel ab.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und die Art Ihrer Angebote an. Wählen Sie dann eine Demo-Variante und eine Rolle. Sie nutzen ein gemeinsames Konto mit Beispieldaten; geben Sie keine Kundendaten ein.
Der Fragebogen hilft bei der Einrichtung neuer und bestehender Vereine. Prüfe die vorgeschlagenen Einstellungen, wähle Änderungen aus und bestätige ihre Übernahme.
Zugriff und Speichern hängen von der Freischaltung und den Berechtigungen ab. Prüfe die Vorschläge unter Einstellungen → Konfigurationszentrum vor der Übernahme.
Grundfunktionen
Teilnehmer lassen sich manuell oder aus einer XLSX/CSV-Datei hinzufügen, auch aus Exporten von WodGuru, MAAT und eFitness. Der Assistent schlägt Spaltenzuordnungen vor; bestätigen Sie diese und prüfen Sie vor dem Speichern die Vorschau einschließlich der Gruppen. Im Panel verwalten Sie Familien, Sorgeberechtigte und eigene Felder.
Sie erstellen Gruppen, weisen Trainer zu, legen einen zyklischen Zeitplan fest – das System generiert automatisch Trainingssitzungen. Platzlimits, Warteliste mit automatischer Beförderung, Altersgruppen.
Im Vereinskalender siehst du Trainingseinheiten, Veranstaltungen und Prüfungen. Übertrage den Plan einseitig an Google Calendar oder abonniere ihn per iCal in einer kompatiblen App.
Markieren Sie Anwesenheit mit einem Klick. Batch-Speicherung, automatische Sitzungsschließung, Anwesenheitsverlauf. Ausgleichssystem mit Credits — Teilnehmer können Ausweichtermine selbst buchen.
Der Verein muss Nachholtermine aktivieren. Buchungen im Elternbereich hängen von verfügbarem Guthaben, freien Plätzen und den Vereinseinstellungen ab.
Verwalte Beiträge, Rabatte und Rückstände nach den Vereinseinstellungen. Onlinezahlungen aktivierst du nach Verbindung und Verifizierung des Anbieterkontos; Bargeld und Überweisungen verwaltest du nach den gewählten Methoden.
Erstelle Rechnungen und Korrekturen, lade PDFs herunter und nutze Abrechnungsprofile. Der Versand an KSeF benötigt eine Konfiguration und das Vereinstoken; automatischer Versand funktioniert bei aktivierten Einstellungen.
Stelle Dokumente zur Onlineannahme bereit und prüfe den Status der Teilnehmenden. Die Annahme gilt für die angegebene Version; Verlauf, CSV-Export und Sammelaktionen stehen bereit.
Erstellen Sie Events, öffnen Sie Registrierungen, erhalten Sie Zahlungen — alles an einem Ort. Warteliste mit automatischer Beförderung, Fotogalerie, öffentliche Buchung über Widget auf Ihrer Website.
Bearbeite Nachrichten im Posteingang, veröffentliche Mitteilungen und nutze E-Mail-Vorlagen. Push-Nachrichten und CRM-Regeln folgen deiner Konfiguration; der Versand benötigt passende Kanal- und Empfängereinstellungen.
Motivieren Sie Teilnehmer: XP für Anwesenheit, Abzeichen für Leistungen, Trainingserien, Gruppenherausforderungen, Ranglisten. Club-Token, Kindermodus, automatische Push-Benachrichtigungen über Fortschritt.
Vereine mit Schießsport als Hauptmodul haben derzeit keinen Gamification-Bereich.
Für Vereine mit dem Land Polen: Einstellungen zu Schutzstandards, Vorfallsregister und Erklärungen des Personals. Eltern erhalten Dokumente, einen zuständigen Kontakt und ein Meldeformular.
Der Zugriff hängt von Land, Tarif und Berechtigungen ab. Der Verein ist für seine Verfahren verantwortlich; die Anwendung hilft bei deren Dokumentation.
Branchenmodule
Über 30 fertige Gradvorlagen (u. a. Karate, Judo, BJJ, Taekwondo, Kickboxen, Krav Maga) und eigene Systeme. Gürtel, Prüfungen, Anforderungen, Vereinskarte (nach dem Aktivieren).
Passe das Graduierungssystem an deine Disziplin und Vereinsarbeit an. Nutze eine Vorlage oder ein eigenes System.
Schießkurse mit Durchgängen, Online-Anmeldung, Dokumente zum Unterschreiben und PDF-Zertifikate.
Vereine mit Schießsport als Hauptmodul haben derzeit keinen Gamification-Bereich.
Integrationen
Stripe Connect verarbeitet Onlinezahlungen des Vereins nach Kontoverbindung, Verifizierung und Aktivierung der Methoden. Karten, BLIK, Apple Pay und Google Pay stehen unter den Bedingungen der jeweiligen Methode bereit.
Die Verifizierung kann zusätzliche Angaben erfordern. Methoden hängen von Konto, Währung und Gerät ab; verlängerbare Abonnements in Klubownik verwenden Karten.
Trainings und Veranstaltungen des Vereins gehen in eine Richtung an Google Calendar – automatisch alle 6 Stunden oder sofort mit dem Button „Jetzt synchronisieren“. Änderungen in Google Calendar fließen nicht zu Klubownik zurück. Dazu ein iCal-Abonnement (Apple Calendar, Outlook, Thunderbird) mit privatem Link.
Rechnungen für Karten, Beiträge und den Shop gehen direkt an das polnische Nationale E-Rechnungssystem (KSeF), Schema FA(3). Die Automatik aktivierst du, sobald das KSeF-Konto des Vereins verbunden ist. Für Vereine mit Sitz in Polen.
Im Pilotbetrieb für Vereine mit dem Land Polen: POSNET Thermal HD Online über TCP und ELZAB Mera Online unter Windows. Erfordert lokale Software, Kopplung und Einrichtung des Arbeitsplatzes. ELZAB K1 Slim unterstützt über diese Integration keinen Druck von Fiskalbelegen.
Die automatische Suche hilft, das Gerät zu finden, ersetzt aber nicht Installation, Kopplung und Einrichtung. Prüfe vor dem Start Modell, Betriebssystem und verfügbare Vorgänge.
Der XLSX/CSV-Import umfasst Teilnehmer, Sorgeberechtigte, Gruppen und Zahlungen aus Monatsspalten. Für Exporte von WodGuru, MAAT und eFitness gibt es eigene Importer. Bestätigen Sie die Zuordnung und prüfen Sie die Vorschau vor dem Speichern. Stundenpläne, Anwesenheitsverläufe und Rechnungen werden nicht importiert.
Das Rückgängigmachen stellt ergänzte Felder bestehender Teilnehmer nicht wieder her. Nach dem Import hinzugefügte Zahlungen, Erstattungen, Rechnungen oder verknüpfte Datensätze können das Rückgängigmachen des gesamten Imports verhindern. Prüfen Sie die Vorschau; E-Mail-Einladungen versenden Sie getrennt im nächsten Schritt.
Du bettest Stundenplan, Preisliste, Anmeldeformular, Kursbuchung, Rekrutierung, Veranstaltungen und Camps auf deiner Website ein – in den Vereinsfarben. Die Codes findest du im Menü Iframe und Links.
Rollen und Panels
Vom Dashboard gelangst du zu aktuellen Aufgaben, Teilnehmenden, Zahlungen und Einstellungen. Inhaber und Administratoren haben bei einigen Einstellungen unterschiedliche Rechte; verfügbare Funktionen hängen von Modulen und Tarif ab.
Dein Trainingsplan ist der Einstieg in den Mitarbeiterbereich. Erfasse die Anwesenheit in zugewiesenen Gruppen; bei aktivierten Funktionen siehst du deine eigenen Abrechnungen und kannst Vertretungen anfragen.
Der Verein vergibt die Berechtigungen. Der Modus Nur Anwesenheit beschränkt Daten und Aktionen; vollständige Berichte und Abrechnungen sind darin nicht verfügbar.
Sieh Trainingseinheiten, Zahlungen und Dokumente deiner Familie in einem Bereich. Wenn der Verein die entsprechenden Funktionen aktiviert, kannst du ein Kind für eine Veranstaltung anmelden oder einen Nachholtermin wählen.
Du siehst Personen, die mit deinem Konto verknüpft sind. Anmeldungen, Nachholtermine und Fortschritt hängen von den Modulen und Einstellungen des Vereins ab.
Das Modul bündelt Mitarbeiterprofile, Einheitenberichte, Abrechnungen, Verträge und Vertretungen. Administratoren organisieren die Arbeit des Teams; Trainer nutzen ihr eigenes Profil und freigeschaltete Funktionen.
Berechnungen unterstützen die Arbeit, ersetzen aber keine Datenprüfung. Administratoren genehmigen Abrechnungen; Trainer nehmen den ihnen zugewiesenen Vertrag an.
Einstellungen und Verwaltung
Die Vereinseinstellungen umfassen unter anderem Trainingsplan, Teilnehmende, Zahlungen, Kommunikation und Dokumente. Sichtbare Bereiche hängen von Modulen, Tarif und Berechtigungen ab.
Beginne mit den für den Vereinsbetrieb nötigen Einstellungen. Falls verfügbar, kannst du im Konfigurationszentrum vorgeschlagene Änderungen prüfen und bestätigen.
In Statistiken wählst du einen Zeitraum und siehst Übersichten zu Finanzen, Anwesenheit und Teilnehmenden. Der Zugriff für Inhaber oder Administratoren hängt vom Tarif ab; verfügbare Berichte lassen sich als CSV oder PDF herunterladen.
Im Datenexport wählen Inhaber oder Administratoren Kategorien und Felder für eine Excel-Datei. Andere Ansichten bieten eigene Exporte, etwa CSV für Dokumente und Annahmen sowie CSV/PDF aus Statistiken.
Der Anmeldegenerator benötigt das entsprechende Modul und den passenden Tarif. Wähle die vom Empfänger benötigten Daten und prüfe die Datei vor der Weitergabe.
Sicherheit und Compliance
Der Zugriff auf Daten hängt vom Konto, der Rolle und den Berechtigungen im Verein ab. Du kannst die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren; das System protokolliert ausgewählte Vorgänge. Die Datenschutzerklärung und das DPA beschreiben die Regeln der Datenverarbeitung und die Verpflichtungen.
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