Nabór na sezon w klubie: jak nie zgubić żadnego zgłoszenia

Nabór na sezon przestaje gubić zgłoszenia, gdy wszystkie trafiają do jednej listy — bez względu na to, czy przyszły z formularza, telefonu, wiadomości na Facebooku, czy od rodzica zaczepionego po treningu. Każde zgłoszenie dostaje status i osobę, która za nie odpowiada, a Ty codziennie sprawdzasz, kto jeszcze czeka na kontakt. Poniżej plan, który wdrożysz w arkuszu albo w programie do prowadzenia klubu.

Skąd przychodzą zgłoszenia i dlaczego giną

W klubie dziecięcym zgłoszenia rzadko przychodzą jednym kanałem. Wrzesień wygląda zwykle tak:

• Formularz na stronie — wiadomość ląduje w skrzynce, którą czyta jedna osoba.
• Telefon — często na prywatny numer trenera, odebrany w przerwie między zajęciami.
• Wiadomości na Facebooku i Instagramie — widzi je ten, kto akurat prowadzi profil.
• Rozmowy na sali i przy szatni — „mój syn też by chciał”, zapamiętane do wieczora.
• Polecenia — numer podany przez innego rodzica, zapisany na kartce.

Zgłoszenie ginie nie dlatego, że ktoś je zlekceważył, tylko dlatego, że każde z tych miejsc ma innego „właściciela” i nikt nie widzi całości. Trener myśli, że oddzwoniło biuro, a biuro — że trener. Rodzic po kilku dniach ciszy zapisuje dziecko gdzie indziej.

Rozwiązanie łatwo opisać: jedno wejście. Każde zgłoszenie, niezależnie od kanału, trafia do jednej listy najpóźniej tego samego dnia. Kanały zostają — zmieniasz tylko miejsce, w którym zgłoszenie się kończy.

Jedna lista zgłoszeń ze statusem

Lista może być arkuszem, tablicą albo modułem w programie. Ważne, żeby każde zgłoszenie miało te same pola:

• imię i nazwisko opiekuna oraz imię dziecka,
• wiek albo rok urodzenia dziecka,
• telefon i e-mail,
• skąd przyszło zgłoszenie (formularz, telefon, Facebook, polecenie),
• preferowana grupa, lokalizacja albo dni,
• osoba odpowiedzialna za kontakt,
• data ostatniego kontaktu i krótka notatka.

Do tego status, który mówi, co dzieje się dalej. Wystarczy sześć:

1. Nowe — nikt jeszcze nie rozmawiał z rodzicem.
2. Umówione na próbne — jest termin i grupa.
3. Po próbnym — dziecko było na zajęciach, czekasz na decyzję.
4. W kontakcie — rozmowa się odbyła, ale termin jeszcze nie pasuje albo rodzic się zastanawia.
5. Zapisane — dziecko jest w grupie.
6. Rezygnacja — rodzic odmówił albo nie odpowiada mimo kilku prób.

Zasada: status zmienia osoba, która właśnie coś zrobiła — zadzwoniła, umówiła, zapisała. Zgłoszenie bez statusu traktujesz jak nowe.

Kto odpowiada za kontakt i w jakim czasie

Zgłoszenia giną tam, gdzie nikt nie jest za nie odpowiedzialny z imienia i nazwiska. Ustal w klubie:

• Kto oddzwania. Jedna osoba albo po jednej na oddział. Trener, który odbierze telefon na sali, wpisuje zgłoszenie do listy, ale nie musi prowadzić rozmowy do końca.
• W jakim czasie. Wybierz termin, którego klub naprawdę dotrzyma — na przykład kontakt tego samego albo następnego dnia roboczego — i zapisz go. Lepiej obiecać sobie mniej i tego pilnować.
• Kto zastępuje. Urlop albo choroba osoby od naboru nie może zatrzymać zgłoszeń.
• Codzienny przegląd. Kilka minut dziennie: nowe bez kontaktu, umówieni na jutro, rodzice po próbnym bez decyzji.

Jak poprowadzić samą rozmowę i co zrobić, gdy rodzic nie odbiera, opisujemy w poradniku Pierwszy kontakt po zgłoszeniu do klubu.

Formularz zapisu na stronie klubu i na Facebooku

Formularz łatwo uporządkować, bo zgłoszenie od razu ma komplet danych. Kilka zasad:

• Krótko. Na etapie zgłoszenia wystarczą: imię opiekuna, telefon, e-mail, wiek dziecka i preferowana lokalizacja albo dni. Pełne dane zbierzesz przy zapisie.
• Jeden link wszędzie. Ten sam formularz podepnij na stronie klubu, w poście i opisie profilu na Facebooku, w SMS-ie do rodziców z poprzedniego sezonu i w kodzie QR na plakacie.
• Odpowiedź automatyczna. Rodzic po wysłaniu powinien dostać potwierdzenie, że zgłoszenie dotarło, i informację, kiedy klub się odezwie.
• Informacja o danych. Pod formularzem umieść informację, jak klub wykorzysta dane kontaktowe. Jej treść ustal z osobą, która w klubie odpowiada za dane osobowe.

Wiadomości na Facebooku i telefony nie znikną. Odpowiadaj na nie linkiem do formularza albo — w trakcie rozmowy — sam wpisz zgłoszenie do listy. Nie zostawiaj zgłoszeń w skrzynce wiadomości.

Jak to wygląda w Klubowniku

W Klubowniku listą zgłoszeń jest Rekrutacja. Trafiają do niej zgłoszenia z formularza pod linkiem, z formularza wstawionego na Twoją stronę, ze strony klubu w Klubowniku i z naborów sezonowych. Rodzic po wysłaniu dostaje automatyczną odpowiedź, a Ty — powiadomienie o nowym zgłoszeniu.

• Status zgłoszenia. Nowe, z umówionym treningiem próbnym, po treningu próbnym, w kontakcie, zapisane albo utracone. Zgłoszenia przeglądasz według statusu.
• Zgłoszenie z telefonu. Przyciskiem „Dodaj zgłoszenie” wpisujesz imię i nazwisko, telefon albo e-mail, źródło i notatkę — resztę uzupełnisz po rozmowie.
• Osoba odpowiedzialna. W szczegółach zgłoszenia wybierasz „Osobę odpowiedzialną za kontakt” spośród aktywnych właścicieli i administratorów klubu, a listę zadań filtrujesz po tej osobie.
• Nabór sezonowy. Osobny formularz pod własnym linkiem albo jako widżet na Twojej stronie, np. na nowy sezon albo do nowej grupy. Zgłoszenia trafiają do tej samej Rekrutacji.
• Formularz zapisu do klubu. Rodzic podaje dane dziecka, formularz podpowiada grupę po dacie urodzenia, a zgłoszenia przyjmujesz automatycznie albo po zatwierdzeniu.

Warto wiedzieć: rezerwacja treningu próbnego przez rodzica działa tylko na stronie klubu w Klubowniku — na własną stronę wstawisz formularz zgłoszenia, ale nie kalendarz rezerwacji. E-maile działają od startu, a SMS-y w automatycznych wiadomościach wychodzą po włączeniu SMS w klubie, w opłaconym planie i tylko na polskie numery. Szczegóły znajdziesz na stronie Nabór i zajęcia próbne, a przykład klubu dziecięcego — na stronie Program do prowadzenia zajęć dla dzieci.

Najczęstsze pytania

Czy do uporządkowania naboru potrzebuję programu?

Nie na start. Arkusz z polami opisanymi wyżej, sześcioma statusami i jedną osobą odpowiedzialną rozwiązuje większość problemu. Program przydaje się, gdy zgłoszeń przybywa, pracuje przy nich kilka osób albo chcesz, żeby potwierdzenia i przypomnienia wychodziły same.

Co zrobić ze zgłoszeniami, które przychodzą w wiadomościach na Facebooku?

Odpowiedz linkiem do formularza i poproś o jego wypełnienie albo od razu przepisz dane do listy. Zgłoszenie, które zostaje tylko w wiadomościach, łatwo przeoczyć, zwłaszcza gdy profil prowadzi kilka osób.

Co dalej, gdy zgłoszenie jest już na liście?

Kolejny krok to telefon i zaproszenie na zajęcia próbne. Jak przygotować rodzica i dziecko do pierwszych zajęć, żeby skończyły się zapisem, piszemy w poradniku Zajęcia próbne, po których rodzic zapisuje dziecko.

Chcesz zobaczyć Rekrutację na przykładowym klubie? Zobacz w demo.