Rozliczenie trenerów za zajęcia, godziny i obecnych uczestników

Rozliczenie trenerów opiera się na dwóch rzeczach: jasno zapisanej stawce i rzetelnej liście zajęć, które trener poprowadził. Wybierz model stawki — za zajęcia, za godzinę, za obecnego uczestnika albo ryczałt — ustal zasady zastępstw i co miesiąc zatwierdzaj zestawienie, zanim przelejesz pieniądze. Składki ZUS i podatki od wypłat to zadanie księgowości.

Cztery modele stawki

Nie ma jednego modelu dobrego dla każdego klubu. Każdy nagradza co innego:

Za zajęcia

Stała kwota za każdy poprowadzony trening. Łatwa do policzenia i zrozumiała dla trenera. Nie odróżnia jednak krótkiego treningu od dwugodzinnego, więc pasuje, gdy zajęcia w klubie trwają podobnie długo.

Za godzinę

Kwota za godzinę prowadzenia zajęć. Pasuje do grup o różnej długości treningów, ale wymaga aktualnego grafiku — każda zmiana godzin zmienia wypłatę.

Za obecnego uczestnika

Kwota za każde dziecko obecne na treningu. Wiąże wynagrodzenie z frekwencją, więc trener ma powód, żeby dbać o grupę. Działa tylko wtedy, gdy obecności są zaznaczane rzetelnie na każdych zajęciach. Przy małych, dopiero budowanych grupach wypłata może być niska — omów to z trenerem przed startem. Ustal też, czy liczysz dzieci, które przyszły na zajęcia próbne.

Ryczałt miesięczny

Stała kwota za miesiąc, niezależnie od liczby treningów. Przewidywalna dla obu stron, ale nie reaguje na odwołane zajęcia ani na dodatkowe treningi.

Modele możesz łączyć, np. inna stawka za grupę zawodniczą, inna za zajęcia dla przedszkolaków. Przykład wyliczenia dla trenera, który prowadzi dwie grupy:

• grupa A, stawka za zajęcia: liczba poprowadzonych treningów × stawka za trening,
• grupa B, stawka za obecnego uczestnika: suma obecności ze wszystkich treningów w miesiącu × stawka za uczestnika,
• wypłata za miesiąc: suma obu kwot i ewentualna premia.

Gdy zmieniasz stawkę w trakcie sezonu, zapisz, od którego dnia obowiązuje nowa. Bez tej daty łatwo o spór, czy podwyżka dotyczy całego miesiąca.

Zastępstwa: zasada przed pierwszym zastępstwem

Przy rozliczeniu zastępstwa budzą pytania, jeśli zasady nie są spisane. Ustal i zapisz:

• kto szuka zastępcy — trener sam czy klub,
• kto zatwierdza zastępstwo — żeby nie ustalać go tylko w prywatnej wiadomości między trenerami,
• komu płacisz — zwykle osobie, która faktycznie poprowadziła zajęcia,
• według jakiej stawki — zastępcy czy trenera zastępowanego,
• odwołane zajęcia — czy są płatne, zwłaszcza przy ryczałcie.

Jeśli na zajęciach pomaga asystent albo wolontariusz, ustal też, czy dostaje osobną stawkę, czy pomaga bez wynagrodzenia, i zapisz to w umowie albo porozumieniu.

Premie i dodatkowe zadania

Trenerzy robią więcej niż prowadzenie grafiku: jeżdżą na zawody, prowadzą zajęcia próbne, przygotowują pokazy, pracują na obozach. Ustal z góry, które z tych zadań są płatne i według jakiej stawki, a premię zawsze opisuj w rozliczeniu — za co i za jaki okres. Dzięki temu po pół roku nadal wiadomo, skąd wzięła się kwota.

Miesięczne zamknięcie: od zestawienia do wypłaty

Ustal stały dzień zamknięcia, np. trzeci dzień roboczy miesiąca, żeby trenerzy wiedzieli, kiedy dostaną zestawienie. Potem:

1. Sprawdź, czy wszystkie zajęcia z miesiąca są zamknięte i mają zaznaczone obecności.
2. Przygotuj zestawienie dla każdego trenera: zajęcia, godziny albo obecności, stawka, kwota.
3. Pokaż zestawienie trenerowi, zanim je zatwierdzisz. Poprawka przed wypłatą jest prostsza niż korekta po niej.
4. Dodaj premie i korekty, a potem zatwierdź rozliczenie.
5. Wypłać pieniądze i oznacz rozliczenie jako wypłacone.
6. Przekaż zestawienie księgowości.

Umowa z trenerem: co w niej zapisać

Niezależnie od rodzaju umowy zapisz w niej model i wysokość stawki, sposób liczenia (np. na podstawie listy obecności), termin wypłaty oraz zasady zastępstw i odwołanych zajęć. Wtedy rozliczenie w systemie odzwierciedla to, na co obie strony się umówiły.

Jaką umowę zawrzeć z trenerem i jakie ma ona skutki dla składek i podatków, ustal z księgowością albo prawnikiem. Ten poradnik nie jest poradą prawną ani podatkową.

Co zostaje w księgowości

System do rozliczeń liczy, ile trenerowi należy się za zajęcia według Twoich stawek. Składki ZUS, podatki i listy płac to zadanie księgowości klubu. Klubownik nie liczy składek ZUS ani podatków i nie tworzy list płac — przekazujesz księgowości zestawienie wypłat, a ona zajmuje się resztą.

Jak to wygląda w Klubowniku

Rozliczenia, umowy i zastępstwa są w Klubowniku domyślnie wyłączone — włączasz je w Ustawieniach → Instruktorzy. Potem dla każdego trenera ustalasz stawkę: za trening, za godzinę, za obecnego uczestnika albo ryczałt miesięczny, z datami obowiązywania i osobnymi stawkami dla wybranych grup.

• Naliczanie — po zamknięciu zajęć Klubownik dolicza stawkę prowadzącemu: automatycznie po treningu albo gdy Ty lub trener zamkniecie zajęcia. Stawkę za obecnego uczestnika liczy z listy obecności.
• Zarobki — w sekcji Instruktorzy → Zarobki rozliczenie przechodzi od szkicu przez zatwierdzenie do wypłaty. Możesz dodać premię. Trener widzi swoje rozliczenia ze statusem wypłaty w panelu trenera, w „Moich rozliczeniach”.
• Umowy — umowa zlecenia, umowa o dzieło albo porozumienie wolontariackie przygotowane w Klubowniku, do tego PDF, aneksy i własna umowa w PDF. Trener akceptuje umowę online i widzi ją w „Moich umowach”.
• Zastępstwa — trener prosi o zastępstwo konkretną osobę albo całą kadrę, inny trener przyjmuje prośbę, a Ty ją zatwierdzasz.
• Obsada zajęć — oznaczasz prowadzącego, asystenta i wolontariusza, a w Grafiku instruktorów widzisz, kto prowadzi które zajęcia.

Warto wiedzieć: Klubownik nie liczy składek ZUS ani podatku i nie tworzy list płac — rozlicza zarobki z zajęć według Twoich stawek. Trener akceptuje umowę w Klubowniku, ale kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie ma. Szczegóły znajdziesz na stronie Rozliczenia trenerów, a przykład klubu z trenerami i wolontariuszami — na stronie programu do prowadzenia uczniowskiego klubu sportowego. Skoro stawka może zależeć od obecności, przeczytaj też poradnik Obecności na telefonie trenera.

Najczęstsze pytania

Czy mogę płacić trenerowi za liczbę dzieci na treningu?

Tak. Jedną z form stawki jest kwota za każdego obecnego uczestnika — Klubownik liczy ją z listy obecności zajęć, które trener prowadził. Warunek: obecności są zaznaczane na każdych zajęciach.

Czy Klubownik policzy ZUS i podatek od wypłaty trenera?

Nie. Klubownik rozlicza zarobki z zajęć według Twoich stawek. Składkami ZUS, podatkami i listami płac zajmuje się księgowość klubu.

Czy trener widzi swoje zarobki?

Tak. Po włączeniu rozliczeń trener ma w swoim panelu „Moje rozliczenia” ze statusem wypłaty, a przy włączonych umowach także „Moje umowy”.

Sprawdź na przykładowych danych

Chcesz zobaczyć, jak wygląda panel klubu, trenera i rodzica, zanim założysz konto? Zobacz w demo.