Umstieg auf Klubownik von Excel oder einem anderen System
Du lädst die Liste der Teilnehmer und Erziehungsberechtigten aus einer Datei hoch, prüfst die Spaltenzuordnung und die Vorschau, und fehlende Gruppen werden automatisch angelegt. Daten aus Klubownik exportierst du nach Excel.
Gemeinsame Funktionen in jedem Tarif · 30 Tage kostenlos, ohne Karte
Kurz gesagt
Daten überträgst du aus einer Excel-Datei (.xlsx) oder CSV zu Klubownik – auch aus einer Exportdatei von WodGuru, MAAT oder eFitness. Der Assistent unter Einstellungen → Import und Export schlägt die Spaltenzuordnung vor, zeigt eine Vorschau und legt Personen, die schon im Verein sind, nicht doppelt an. Du überträgst Teilnehmer, Erziehungsberechtigte, Gruppen, Trainingsorte sowie Zahlungen aus Monatsspalten; den Anwesenheitsverlauf überträgt der Import nicht. Den Import kannst du 72 Stunden lang rückgängig machen, und Teilnehmer, Erziehungsberechtigte, Gruppen, Zahlungen und Anwesenheiten exportierst du nach Excel. Du kannst auch den Einstellungs-Fragebogen ausfüllen – wir richten den Verein kostenlos ein und importieren die Daten aus deiner Datei.
So funktioniert es
Bereite die Datei vor
Excel (.xlsx) oder CSV mit Überschriften in der ersten Zeile – Pflicht sind nur Vor- und Nachname. Aus WodGuru, MAAT oder eFitness lädst du die Exportdatei herunter, und der Assistent zeigt eine Anleitung.
Prüfe die Spaltenzuordnung
Klubownik schlägt vor, welche Spalte Vorname, Erziehungsberechtigter, Gruppe oder Monatszahlung ist. Du korrigierst die Zuordnung und siehst, wie viele Teilnehmer, Erziehungsberechtigte und neue Gruppen entstehen.
Importiere die Daten
Es entstehen Profile von Teilnehmern und Erziehungsberechtigten sowie fehlende Gruppen. Personen, die schon im Verein sind, werden nicht doppelt angelegt, und der Import landet im Importverlauf.
Karten und Elternkonten
Nach dem Import ordnest du unter Finanzen die Karten zu und schickst den Eltern aus der Teilnehmerliste Einladungen zur Kontoerstellung.
Was du bekommst
Import aus Excel und CSV
Eine .xlsx- oder .csv-Datei bis 10 MB. Klubownik ordnet die Spalten nach Überschrift und Inhalt zu, und jede Zuordnung kannst du vor dem Import ändern.
Dateien aus WodGuru, MAAT und eFitness
Du wählst das System, von dem du umsteigst, und der Assistent zeigt eine Exportanleitung und erkennt die für dieses Programm typischen Überschriften. Du arbeitest mit einer Datei – ohne Konten zu verbinden.
Gruppen und Erziehungsberechtigte ohne Duplikate
Fehlende Gruppen werden automatisch angelegt, vorerst ohne Stundenplan. Der Erziehungsberechtigte aus der Zeile wird mit dem Kind verknüpft, und eine Person mit derselben E-Mail oder demselben Vor- und Nachnamen und Geburtsdatum wird nicht ein zweites Mal angelegt.
Zahlungen aus Monatsspalten
Ein Betrag in einer Monatsspalte, z. B. „sty.26“, wird als bezahlter Beitrag für diesen Monat in der Gruppe des Teilnehmers gespeichert. Hat die Überschrift kein Jahr, gibst du es im Assistenten an.
Import rückgängig machen
72 Stunden lang machst du den gesamten Import im Importverlauf rückgängig. Das ist nicht möglich, wenn für Personen aus dem Import bereits neue Zahlungen, Erstattungen oder Rechnungen erfasst sind.
Datenexport nach Excel
Unter Verwaltung → Datenexport lädst du Teilnehmer, Erziehungsberechtigte, Gruppen, Zahlungen und Anwesenheiten herunter. Sensible Daten wie PESEL oder Adresse wählst du selbst für den Export aus.
Gut zu wissen
- Der Import überträgt Teilnehmer, Erziehungsberechtigte, Gruppen, Trainingsorte und Zahlungen aus Monatsspalten. Er überträgt keinen Anwesenheitsverlauf, keinen Stundenplan, keine Karten, Rechnungen oder Dokumente.
- Klubownik verbindet sich nicht mit WodGuru, MAAT oder eFitness – du lädst eine Exportdatei .xlsx oder .csv hoch. Eine Zeile ist ein Teilnehmer mit einem Erziehungsberechtigten und einer Gruppe.
- Der Import überschreitet nicht das Teilnehmerlimit deines Tarifs. Enthält die Datei mehr Personen als freie Plätze, wird der Import nicht ausgeführt.
Häufige Fragen
Kann ich den Anwesenheits- und Zahlungsverlauf übernehmen?
Den Anwesenheitsverlauf nicht. Zahlungen übernimmst du, wenn die Datei Monatsspalten mit Beträgen hat – sie werden als bezahlte Beiträge in der Gruppe des Teilnehmers gespeichert. Rechnungen überträgt der Import nicht, und Karten ordnest du nach dem Import zu.
Wie bekommen Eltern Zugang zum Panel?
Öffne nach dem Import die Teilnehmerliste und wähle „Zur Kontoerstellung einladen“. Für ein Kind geht der Link an die E-Mail des Erziehungsberechtigten, ein erwachsener Teilnehmer bekommt ihn an seine eigene Adresse. Der Link ist 7 Tage gültig.
Helft ihr bei der Datenübernahme?
Ja, kostenlos. Du füllst unter Einstellungen den Einstellungs-Fragebogen aus, und wir richten den Verein nach deinen Antworten ein und importieren die Daten aus deiner Datei.
Was kostet Klubownik?
Die Tarife unterscheiden sich durch das Limit aktiver Teilnehmer, SMS und Speicherplatz – die Funktionen sind gleich. Monatspreise brutto: Starter 49 PLN (bis 50 Teilnehmer); Standard 99 PLN (bis 150 Teilnehmer); Pro 179 PLN (bis 500 Teilnehmer). Bei jährlicher Zahlung zahlst du weniger, und die ersten 30 Tage sind kostenlos, ohne Karte.
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