Automatischer Abgleich von Überweisungen im Verein
Die Bank schickt zu jedem Zahlungseingang eine E-Mail an eine Adresse von Klubownik. Das System liest die Überweisung aus, ordnet sie der Forderung zu und verbucht sie – und überlässt mehrdeutige Zahlungen deiner Entscheidung.
Gemeinsame Funktionen in jedem Tarif · 30 Tage kostenlos, ohne Karte
Kurz gesagt
Automatische Überweisungen in Klubownik basieren auf E-Mail-Benachrichtigungen der Bank. Jeder Zahlungseingang landet an der Postfach-Adresse des Vereins in Klubownik. Mithilfe eines KI-Modells liest das System Betrag, Verwendungszweck und Absender aus, erkennt den Zahlenden – am zuverlässigsten am Zahlungscode im Verwendungszweck – und verbucht die Zahlung, wenn die Zuordnung eindeutig ist. Die übrigen Überweisungen warten mit einem Zuordnungsvorschlag auf deine Freigabe. Den Kontoauszug kannst du auch als Datei hochladen.
So funktioniert es
Du aktivierst das Postfach
Unter Einstellungen → Bank erhältst du die Postfach-Adresse des Vereins und richtest in deiner Bank E-Mail-Benachrichtigungen über Zahlungseingänge an diese Adresse ein.
Eltern zahlen mit Code im Verwendungszweck
Die Überweisungsdaten im Elternpanel enthalten einen Verwendungszweck mit Zahlungscode, der den Teilnehmenden kennzeichnet.
Klubownik ordnet die Zahlung zu
Es liest die Benachrichtigung der Bank aus, erkennt den Zahlenden und die Forderung und verbucht die Zahlung bei eindeutiger Zuordnung.
Den Rest gibst du frei
Überweisungen ohne sichere Zuordnung – z. B. Überzahlungen, Unterzahlungen oder Zahlungen für mehrere Personen – warten auf deine Entscheidung, mit einem Vorschlag, zu wem sie passen.
Was du bekommst
Zahlungscode im Verwendungszweck
Jeder Teilnehmende hat einen Code, den Eltern in den Überweisungsdaten sehen. Klubownik erkennt ihn auch, wenn er mit Leerzeichen oder ohne Bindestrich geschrieben ist.
Bankbenachrichtigungen statt manueller Kontrolle
Die Bank schickt zu jedem Zahlungseingang eine E-Mail an eine Adresse von Klubownik, und das System liest daraus Betrag, Absender und Verwendungszweck aus.
Automatische Verbuchung
Eine Zahlung mit eindeutiger Zuordnung wird automatisch verbucht. Die automatische Verbuchung kannst du ausschalten und jede Zahlung selbst freigeben.
Kontoauszug aus Datei importieren
Du lädst einen Kontoauszug im Format CSV, MT940, CAMT.053, PDF oder XLSX hoch. Klubownik schlägt Zuordnungen vor, und du gibst sie frei.
Mehrere Bankkonten
Getrennte Konten, z. B. für eine ausgewählte Gruppe oder Karte – Eltern sehen in den Überweisungsdaten die richtige Kontonummer.
Meldung der Überweisung durch Eltern
Eltern können im Panel angeben, dass sie per Überweisung gezahlt haben. Erinnerungen zu dieser Forderung pausieren dann für 7 Tage.
Gut zu wissen
- Automatische Überweisungen setzen eine Bank voraus, die zu jedem Zahlungseingang auf dem Konto eine E-Mail schickt. Klubownik verbindet sich nicht per API mit der Bank (open banking).
- Nicht jede Überweisung wird automatisch verbucht: Zahlungen ohne sichere Zuordnung gibst du manuell frei. Automatisch verbucht werden Zahlungen in polnischen Złoty (PLN) aus Bankbenachrichtigungen.
- Einen Kontoauszug aus einer Datei gibt immer ein Mensch frei, und die Zahl der Importe pro Monat hängt vom Plan ab.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit meiner Bank?
Ja, wenn deine Bank zu jedem Zahlungseingang auf dem Konto eine E-Mail schicken kann. Das prüfst du in den Benachrichtigungseinstellungen deines Online-Bankings. Bietet die Bank das nicht an, kannst du Kontoauszüge als Datei hochladen.
Was ist, wenn Eltern einen falschen Verwendungszweck angeben?
Klubownik versucht, den Zahlenden anhand von Absender, Konto und Betrag zu erkennen. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, wartet die Überweisung auf deine Freigabe, mit einem Vorschlag, zu wem sie passen könnte.
Hat Klubownik Zugriff auf das Bankkonto des Vereins?
Nein. Klubownik verbindet sich nicht mit der Bank und sieht keinen Kontostand. Es erhält nur die Benachrichtigungen über Zahlungseingänge, die die Bank an die Postfach-Adresse des Vereins schickt, oder Kontoauszüge, die du selbst hochlädst.
Was kostet Klubownik?
Die Tarife unterscheiden sich durch das Limit aktiver Teilnehmer, SMS und Speicherplatz – die Funktionen sind gleich. Monatspreise brutto: Starter 49 PLN (bis 50 Teilnehmer); Standard 99 PLN (bis 150 Teilnehmer); Pro 179 PLN (bis 500 Teilnehmer). Bei jährlicher Zahlung zahlst du weniger, und die ersten 30 Tage sind kostenlos, ohne Karte.
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