Stundenplan, Platzlimit und Warteliste in Gruppen
Du erstellst den Wochenplan jeder Gruppe, legst das Platzlimit fest und entscheidest, was passiert, wenn die Plätze ausgehen. Von der Warteliste trägt Klubownik selbst die nächste Person ein, wenn jemand abspringt.
Gemeinsame Funktionen in jedem Tarif · 30 Tage kostenlos, ohne Karte
Kurz gesagt
Der Stundenplan in Klubownik besteht aus Terminen, die Gruppen zugeordnet sind: Wochentag, Uhrzeiten, Saal und Gültigkeitszeitraum. Für jede Gruppe legst du ein Platzlimit fest und wählst, was passiert, wenn es erreicht ist: Anmeldungen sperren, eine Warteliste führen oder über das Limit hinaus aufnehmen. Wird ein Platz frei, trägt Klubownik selbst die erste Person von der Warteliste in die Gruppe ein und benachrichtigt sie. Abgesagte Stunden markierst du im Kalender, und die Erziehungsberechtigten der Teilnehmer bekommen eine E-Mail.
So funktioniert es
Du legst Gruppen an
Name, Standort, Altersklasse und Platzlimit. Standorte mit Adresse und Kartenlink fügst du in den Einstellungen hinzu.
Du erstellst den Stundenplan
Für jede Gruppe fügst du Termine hinzu: Tag, Uhrzeiten, Saal und Gültigkeitszeitraum. Die Leitung ordnest du im Instruktoren-Zeitplan zu.
Du legst die Anmelderegeln fest
Sind die Plätze vergeben, sperrt die Gruppe Anmeldungen, führt eine Warteliste oder nimmt über das Limit hinaus auf – das stellst du in jeder Gruppe einzeln ein.
Du reagierst auf Änderungen
Einzelne Stunden sagst du im Kalender ab, und freie Tage fügst du als Planausnahmen hinzu. Die Erziehungsberechtigten der Teilnehmer bekommen eine E-Mail.
Was du bekommst
Gruppenstundenplan
Wöchentliche Termine mit Uhrzeiten, Saal und Gültigkeitszeitraum. Das Team sieht sie im Kalender, Eltern im Kalender ihres Panels.
Platzlimit
In der Gruppenliste siehst du belegte Plätze, Gruppen ohne freie Plätze und Interessenten aus der Rekrutierung. Das Limit gilt für alle Anmeldewege.
Warteliste
Du aktivierst sie in den Gruppeneinstellungen. Wird ein Platz frei oder erhöhst du das Limit, trägt Klubownik selbst die erste Person aus der Warteschlange ein und benachrichtigt die Eltern.
Ausnahme nur mit Begründung
Nimmt eine Gruppe keine Anmeldungen über das Limit an und du trägst jemanden manuell ein, bestätigst du die Ausnahme und wählst ihren Grund. Ohne das wird das Limit nicht überschritten.
Abgesagte Stunden und freie Tage
Du sagst Stunden im Kalender ab, auch mehrere Termine auf einmal, und Feiertage fügst du unter Planausnahmen hinzu. Die Erziehungsberechtigten der Teilnehmer der Gruppe bekommen eine E-Mail.
Stundenplan-Widget für deine Website
Unter Iframe und Links kopierst du den Code des Stundenplans und fügst ihn auf deiner eigenen Website ein. Das Widget zeigt Tage, Uhrzeiten, Gruppen und Trainer.
Gut zu wissen
- Die Warteliste ist standardmäßig deaktiviert – eine neue Gruppe sperrt Anmeldungen, sobald die Plätze vergeben sind. Die Liste aktivierst du in den Einstellungen jeder Gruppe einzeln.
- Der Saal ist eine Beschreibung beim Termin im Stundenplan. Klubownik reserviert keine Säle und prüft nicht, ob zwei Gruppen zur gleichen Zeit im selben Saal trainieren.
- Die Warteliste betrifft die Anmeldung zu einer Gruppe. Kurse mit Anmeldung zu einzelnen Terminen sind eine eigene Funktion, standardmäßig deaktiviert.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn jemand eine Gruppe ohne freie Plätze verlässt?
Hat die Gruppe eine Warteliste, trägt Klubownik selbst die erste Person aus der Warteschlange in die Gruppe ein und schickt eine Benachrichtigung. Dasselbe passiert, wenn du das Limit erhöhst. Eine ausgewählte Person von der Liste kannst du auch manuell aufnehmen.
Können Eltern den Stundenplan im Handykalender haben?
Ja. Im Kalender des Panels wählen Eltern „Termine zum Kalender auf dem Handy hinzufügen“ und fügen den Link zu Google Calendar, dem Apple-Kalender oder Outlook hinzu. Die Datei enthält die Stunden ihrer Familie, ohne abgesagte Termine.
Können Eltern die Gruppe für ihr Kind selbst wählen?
Das Anmeldeformular schlägt Gruppen anhand des Geburtsdatums vor, wenn die Gruppen Altersklassen haben. Den Gruppenwechsel durch Eltern im Panel aktivierst du in den Teilnehmereinstellungen – standardmäßig ist er deaktiviert.
Was kostet Klubownik?
Die Tarife unterscheiden sich durch das Limit aktiver Teilnehmer, SMS und Speicherplatz – die Funktionen sind gleich. Monatspreise brutto: Starter 49 PLN (bis 50 Teilnehmer); Standard 99 PLN (bis 150 Teilnehmer); Pro 179 PLN (bis 500 Teilnehmer). Bei jährlicher Zahlung zahlst du weniger, und die ersten 30 Tage sind kostenlos, ohne Karte.
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