Utwórz umowę i wyślij ją instruktorowi
Około 10 minut · Przygotuj warunki współpracy i ewentualne załączniki
Umowę przypisujesz do osoby w pierwszym kroku kreatora, w polu Instruktor. Potem zapisujesz szkic i osobno klikasz Wyślij do instruktora. Dopiero wysłana umowa pojawia się u tej osoby w Moje umowy, do akceptacji.
Jeśli masz już umowę na liście Umowy instruktorów, otwórz ją i przejdź do sprawdzenia szkicu i wysyłki.
Mam PDF lub dokument w Dokumentach AI — co dalej?
Dział zatytułowany „Mam PDF lub dokument w Dokumentach AI — co dalej?”Najpierw sprawdź, gdzie został zapisany dokument. Te miejsca obsługują różne czynności:
| Co masz | Co to oznacza | Następny krok |
|---|---|---|
| Gotową umowę w pliku PDF na komputerze | Masz pełną treść umowy. Sam plik nie tworzy zadania do akceptacji dla instruktora. | Utwórz umowę z własnego dokumentu PDF. |
| Dokument w Dokumentach AI, dodany przez Wgraj gotowy plik (PDF) | Masz przechowywany plik PDF. Treść pliku nie jest edytowalna w edytorze. | Przy dokumencie z kategorii Instruktorzy kliknij Utwórz umowę z tego pliku albo wybierz go w kreatorze jako własny dokument PDF. |
| Dokument w Dokumenty AI → Instruktorzy, utworzony przez Importuj z PDF | Masz edytowalny dokument w bibliotece Dokumentów AI, a nie plik. | Użyj pliku PDF, z którego dokument powstał, jako własnego dokumentu PDF albo wybierz szablon Klubownika. |
| Pozycję Szkic w Umowy instruktorów, z nazwiskiem instruktora | Umowa jest już przypisana, ale jeszcze niewysłana. | Sprawdź treść i kliknij Wyślij do instruktora. |
| Pozycję Wysłana w Umowy instruktorów | Instruktor może ją otworzyć w Moje umowy. | Poproś o przeczytanie i akceptację; nie twórz kolejnej kopii. |
Dokument z Dokumentów AI nie trafia na listę Szablon umowy w kreatorze umów. Wgrany tam plik PDF wybierzesz w kreatorze przy opcji Własny dokument PDF; Klubownik kopiuje go do umowy, więc późniejsza zmiana w bibliotece nie zmienia treści wysłanej umowy.
W kategorii Instruktorzy i w edytorze jej dokumentu znajdziesz ramkę Umowa dla konkretnego instruktora:
- 1 Kliknij Otwórz umowy instruktorów. W nowej karcie otworzy się lista umów, a edytowany dokument pozostanie w poprzedniej.
- 2 Instrukcja: od PDF do umowy otwiera tę instrukcję.
Przy dokumencie dodanym jako plik PDF ramka ma jeszcze przycisk Utwórz umowę z tego pliku. Otwiera on w nowej karcie kreator umowy z wybranym już tym plikiem.
Gdy cała umowa jest gotowa w PDF, wybierz Własny dokument PDF — instruktor zaakceptuje dokładnie ten dokument. Plik dołączony jako załącznik do umowy z szablonu nie zastępuje treści wygenerowanej przez kreator; w takim układzie przed wysłaniem sprawdź zgodność obu dokumentów, zwłaszcza stron, kwot i terminów.
Przygotuj instruktora i dostęp do umów
Dział zatytułowany „Przygotuj instruktora i dostęp do umów”- Otwórz Instruktorzy → Lista instruktorów. W klubie z nazwą kadry „Trenerzy” nazwy menu będą odpowiednio inne.
- Sprawdź, czy osoba ma profil na liście i status Aktywny. Kreator pokazuje tylko aktywnych instruktorów tego klubu. Samo oczekujące zaproszenie nie jest jeszcze takim profilem.
- Jeżeli brakuje osoby, skorzystaj z zaproszenia lub dodania instruktora.
- Jeśli ekran informuje o wyłączonych umowach, otwórz Ustawienia → Instruktorzy, włącz Moduł instruktorów włączony i Umowy instruktorów, a następnie zapisz ustawienia. Szczegóły opisują ustawienia kadry.
Umowa z własnego dokumentu PDF
Dział zatytułowany „Umowa z własnego dokumentu PDF”Masz gotową umowę, np. o świadczenie usług trenerskich? W menu Instruktorzy kliknij Umowy, a na liście — Nowa umowa. W pytaniu Na czym oprzeć umowę?:
- 1 Kliknij Własny dokument PDF. Tytuł kroku zmieni się na 1. Wybierz dokument i instruktora.
- 2 W części Dokument umowy (PDF) kliknij Wybierz plik PDF i wskaż plik z komputera (do 4 MB) albo rozwiń listę Wybierz plik z Dokumentów AI… i wybierz plik wgrany do Dokumentów AI. Wybrany plik pojawi się z nazwą i rozmiarem; krzyżykiem zmienisz go na inny.
- 3 W polu Rodzaj umowy zostaw Umowa zlecenie dla umowy o świadczenie usług trenerskich albo wybierz Umowa o dzieło lub Wolontariat. Od rodzaju zależy numer umowy i liczenie stawek; przy wolontariacie stawki służą tylko statystyce.
- 4 Wybierz Instruktor, sprawdź Tytuł umowy (podpowiada się z nazwy pliku) i, jeśli chcesz, wpisz Obowiązuje od (opcjonalnie) oraz Obowiązuje do (opcjonalnie). Wiążące terminy określa sam dokument.
- 5 Kliknij Dalej.
Przyjmowany jest wyłącznie plik PDF. Plik zabezpieczony hasłem albo uszkodzony zostanie odrzucony z komunikatem — zapisz go ponownie jako zwykły PDF. Inne pliki, np. skan RODO albo zakres obowiązków w Wordzie, dodasz w następnym kroku jako załączniki.
Własny PDF: stawki, załączniki i zapis szkicu
Dział zatytułowany „Własny PDF: stawki, załączniki i zapis szkicu”W kroku 2. Stawki i załączniki (opcjonalnie) możesz dodać stawki do rozliczeń instruktora (tak jak w części Kilka stawek w jednej umowie) i dodatkowe pliki. Stawki służą tylko rozliczeniom w Klubowniku i nie są dopisywane do dokumentu. Kliknij Podgląd.
- 1 W kroku 3. Podgląd i zapisz sprawdź źródło, plik, rodzaj umowy, instruktora, tytuł, daty, liczbę stawek i dodatkowych załączników.
- 2 Kliknij Zapisz szkic. Otworzy się strona umowy ze statusem Szkic i oznaczeniem Własny PDF.
Dalej postępujesz jak przy każdej umowie: sprawdź szkic i wyślij. PDF na stronie umowy pokazuje Twój dokument, po nim załączniki i na końcu stronę Potwierdzenie akceptacji umowy z numerem umowy i danymi stron. Po akceptacji instruktora ta strona zawiera datę, godzinę i adres IP akceptacji. Instruktor w Moje umowy widzi podpowiedź, żeby przed akceptacją otworzyć Pobierz PDF.
Wybierz szablon i osobę
Dział zatytułowany „Wybierz szablon i osobę”W menu Instruktorzy kliknij Umowy, a na liście — Nowa umowa. W pytaniu Na czym oprzeć umowę? domyślnie zaznaczony jest Szablon Klubownika. Zobaczysz krok 1. Wybierz szablon i instruktora:
- 1 W polu Szablon umowy wybierz dostępny wzór właściwego rodzaju umowy. System obsługuje umowę zlecenie, umowę o dzieło i porozumienie wolontariackie. Wzory klubowe mają dopisek (szablon klubu).
- 2 W polu Instruktor wybierz osobę, która ma dostać tę umowę. To jest właściwe przypisanie dokumentu do trenera.
- 3 Sprawdź Tytuł umowy. Początkowo jest to nazwa szablonu; możesz wpisać własny tytuł.
- 4 Kliknij Dalej. Pojawi się formularz danych umowy.
Możesz też zacząć od profilu osoby: Szczegóły → Umowy → Nowa umowa. Również wtedy sprawdź i wybierz osobę w polu Instruktor w kreatorze.
Jeśli Dalej jest nieaktywne, przeczytaj komunikat Uzupełnij pola przy przycisku. Do przejścia dalej potrzebne są szablon, instruktor i tytuł.
Uzupełnij warunki umowy
Dział zatytułowany „Uzupełnij warunki umowy”W kroku 2. Uzupełnij dane umowy pola zależą od wybranego szablonu. Gwiazdka oznacza pole wymagane.
- 1 Uzupełnij terminy współpracy: na przykładzie Data rozpoczęcia i Data zakończenia. Jeśli wzór ma także pole zakresu współpracy, uzupełnij je.
- 2 Sprawdź Kwota wynagrodzenia i Sposób rozliczenia. Ustal, czy podajesz kwotę brutto czy netto oraz za jaką jednostkę — według pól danego wzoru.
- 3 Ta umowa ma wiele stawek włącza osobną specyfikację; jej wypełnienie opisuje część Kilka stawek w jednej umowie.
- 4 Jeśli potrzebujesz dodatkowych ustaleń, w części Dodatkowe postanowienia kliknij Dodaj punkt. Wpisz Treść; Tytuł punktu jest opcjonalny. Punkt zostanie dopisany na końcu umowy.
- 5 Dodaj plik otwiera wybór załączników — zobacz Dodaj PDF i pozostałe załączniki.
- 6 Po uzupełnieniu pól kliknij Podgląd, żeby sprawdzić dokument przed zapisem.
Dane klubu uzupełnią się automatycznie. Pola osobowe przeznaczone dla instruktora, np. PESEL, adres i rachunek bankowy, instruktor uzupełnia podczas akceptacji. Ich zestaw zależy od wzoru. Przed wysyłką sprawdzisz cały zapisany dokument.
Kilka stawek w jednej umowie
Dział zatytułowany „Kilka stawek w jednej umowie”Jeżeli wzór pokazuje przełącznik Ta umowa ma wiele stawek:
- Zaznacz go. Pojawi się Specyfikacja stawek.
- Dla każdej pozycji podaj Nazwa pozycji, kwotę, Brutto / Netto i jednostkę rozliczenia. Możesz opisać osobno prowadzenie i asystowanie.
- Gdy wybierasz inną jednostkę, uzupełnij Własna jednostka.
- Sprawdź, czy przynajmniej jedna pozycja ma nazwę i kwotę większą od zera.
Stawki zapisane w dokumencie trzeba też sprawdzić w ewidencji wynagrodzeń. Sam zapis szkicu nie tworzy rozliczenia ani wypłaty. Dalej zobacz stawki instruktorów.
Dodaj PDF i pozostałe załączniki
Dział zatytułowany „Dodaj PDF i pozostałe załączniki”- W części Załączniki kliknij Dodaj plik.
- Wybierz plik lub kilka plików. Pojawią się ich nazwy i rozmiary.
- W polu Etykieta w umowie wpisz czytelny opis, np. „Zakres obowiązków”. Domyślną etykietą jest nazwa pliku.
- Usuń omyłkowo wybrany plik ikoną kosza przed zapisem.
Obsługiwane są PDF, Word, Excel, pliki tekstowe oraz obrazy JPG, PNG, WebP i GIF. Przygotuj pliki do 4 MB — większy plik może przekroczyć limit wysyłki, mimo że wybór pliku dopuszcza do 10 MB. Niedozwolony format lub plik przekraczający limit wyboru jest pomijany z komunikatem Pominięte pliki. Załączniki zostaną wymienione w umowie i będą dostępne do pobrania przy niej.
Po wysłaniu zwykłe załączniki nie są już edytowalne. Aby je poprawić przed akceptacją, cofnij umowę do szkicu. Osobny wyjątek dotyczy skanu zgody przedstawiciela ustawowego, który dodaje małoletni instruktor przed zaakceptowaniem swojej umowy.
Sprawdź podgląd i zapisz szkic
Dział zatytułowany „Sprawdź podgląd i zapisz szkic”Po kliknięciu Podgląd pojawi się krok 3. Podgląd i zapisz:
- 1 Sprawdź nazwę szablonu, instruktora i tytuł w podsumowaniu.
- 2 Przejrzyj pokazane sekcje umowy.
- 3 Jeśli coś wymaga poprawy, kliknij Wstecz i popraw formularz.
- 4 Kliknij Zapisz szkic. Pojawi się komunikat Umowa utworzona jako szkic i strona zapisanej umowy.
Gdy Podgląd jest nieaktywne, sprawdź listę Uzupełnij pola: brakuje obowiązkowej wartości, poprawnej pozycji stawki albo treści dodanego punktu.
Sprawdź szkic i wyślij
Dział zatytułowany „Sprawdź szkic i wyślij”- 1 Na stronie umowy sprawdź nazwisko, numer i status Szkic. Sprawdź także daty pod nagłówkiem.
- 2 Otwórz PDF, aby sprawdzić wersję do pobrania. Pobranie PDF nie zmienia statusu.
- 3 Jeżeli potrzebujesz zmian, kliknij Edytuj szkic. Popraw tytuł, daty, sekcje, wynagrodzenie, dodatkowe postanowienia lub załączniki i kliknij Zapisz szkic. Przy zmianie pojedynczej kwoty w Wynagrodzenie bazowe popraw także treść sekcji wynagrodzenia. Wariant wielu stawek składa tę sekcję automatycznie ze specyfikacji.
- 4 Przeczytaj pełną Treść umowy, zwłaszcza po poprawkach.
- 5 Kliknij Wyślij do instruktora. Status zmieni się na Wysłana i pojawi się komunikat Umowa została wysłana do instruktora.
Instruktor zobaczy dokument w Moje umowy ze stanem Do akceptacji. System uruchamia też powiadomienie na dostępne dla niego kanały. Brak e-maila nie oznacza, że trzeba tworzyć nową umowę — najpierw sprawdź status Wysłana i jego panel.
Wysłanie może zostać zatrzymane komunikatem o brakujących wymaganych danych, nieodpowiednim wieku dla wzoru małoletniego albo porozumieniu wolontariackim wymagającym innej formy obsługi. Popraw przyczynę wskazaną na ekranie. Szczegóły tych przypadków opisuje obsługa umów.
Gdy zapis załącznika się nie udał
Dział zatytułowany „Gdy zapis załącznika się nie udał”Jeśli zobaczysz Nie udało się zapisać załącznika, wróć do listy umów i sprawdź, czy szkic już powstał. Zapis umowy i zapis plików odbywają się kolejno, więc nie twórz od razu drugiej umowy. Otwórz istniejący szkic, sprawdź zapisane załączniki i przez Edytuj szkic dołącz tylko brakujące pliki.
Następne czynności — poprawianie wysłanej umowy, akceptacja, aneksy, archiwizacja i eksport — opisuje Obsługa umów instruktorów.