Zgłoszenia — lista, karta zgłoszenia i decyzje

Około 12 minut

Ekran Zgłoszenia (menu Uczestnicy → Zgłoszenia, widoczny dla właściciela i administratora) zbiera zapisy, które czekają na Twoją decyzję: z linku zapisu, z formularza kontaktowego i z rezerwacji treningu próbnego. Liczba przy pozycji menu to wszystkie oczekujące zgłoszenia. Okno poprawy danych, zniżki automatyczne po zatwierdzeniu i wyniki zatwierdzania zbiorczego opisuje osobna strona Popraw zgłoszenie, zniżki i wyniki.

Nagłówek i filtry

• 1 Dwie listy filtrów. Każda zmiana od razu przeładowuje listę.
  • Stan — Oczekujące (domyślnie), Zatwierdzone, Odrzucone, Wszystkie.
  • Kanał — Wszystkie kanały, Formularz kontaktowy (osoba zostawiła kontakt bez konta), Rezerwacja próbnego (zapis przez rezerwację treningu próbnego), Link zapisu (pełny formularz z linku klubu).
• 2 Zaznacz wszystkie — zaznacza wszystkie oczekujące karty na liście; obok pojawia się „Zaznaczono N”. Pasek zaznaczania widać, gdy na liście jest choć jedno oczekujące zgłoszenie.
• 3 Dwa przyciski paska:
  • Zatwierdź zaznaczone (N) — zatwierdza zgłoszenia jedno po drugim; wynik każdego trafia na kartę Wyniki zatwierdzania u góry strony. Zatwierdzanie zbiorcze nie bierze pod uwagę pola Trenuje od.
  • Zamknij przerwane (N) — widoczny przy filtrze „Wszystkie kanały”, gdy na liście są zgłoszenia przerwane limitem planu, których osoby są już w klubie. Po potwierdzeniu („Zamknąć przerwane zgłoszenia (N)? Dotyczą osób, które są już w klubie, więc nic nie tracisz. Zgłoszenia osób bez profilu zostają w kolejce.”) dostają stan Odrzucone i notatkę „Zamknięte automatycznie: zapis przerwany limitem liczby uczestników w planie, osoba jest już w klubie.”

Lista nie ma wyszukiwarki ani stronicowania — pokazuje wszystkie zgłoszenia z filtra, od najnowszych. Pusta lista mówi „Brak oczekujących zgłoszeń” (albo „Brak zgłoszeń” przy innym filtrze) i „Nowe zgłoszenia pojawią się tutaj, gdy ktoś wypełni formularz rejestracji.”

1

2

3

Filtry stanu i kanału oraz pasek zatwierdzania zbiorczegoKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Filtry i zaznaczanie po przełączeniu

Zaznaczone zgłoszenia

Na zrzucie lista ma filtr kanału Link zapisu, dlatego nie ma przycisku Zamknij przerwane.

• 1 Po Zaznacz wszystkie (albo zaznaczeniu pojedynczych kart) pojawia się Zaznaczono N…
• 2 …przycisk Zatwierdź zaznaczone (N) staje się aktywny, a obok pojawia się Wyczyść zaznaczenie, który odznacza wszystkie karty.
• 3 Pole wyboru w rogu karty pokazuje, czy to zgłoszenie jest zaznaczone.

1

2

3

Zaznaczone zgłoszenia i pasek zatwierdzaniaKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Kanał: Formularz kontaktowy

• 1 Stan Oczekujące i kanał Formularz kontaktowy…
• 2 …tylko osoby, które zostawiły kontakt bez zakładania konta. Przycisk Zamknij przerwane znika — działa tylko przy „Wszystkich kanałach”.

1

2

Kanał — formularz kontaktowyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Kanał: Link zapisu

• 1 Stan Oczekujące i kanał Link zapisu…
• 2 …tylko zgłoszenia z pełnego formularza rejestracji z linku klubu.

1

2

Kanał — link zapisuKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Kanał bez zgłoszeń

• 1 Gdy w wybranym kanale (tu stan Oczekujące i kanał Rezerwacja próbnego) nie ma oczekujących zgłoszeń…
• 2 …lista mówi „Brak oczekujących zgłoszeń” i „Nowe zgłoszenia pojawią się tutaj, gdy ktoś wypełni formularz rejestracji.”

1

2

Kanał bez oczekujących zgłoszeńKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Stan: Zatwierdzone

• 1 Stan: Zatwierdzone…
• 2 …tylko zgłoszenia już zatwierdzone — bez pól wyboru i przycisków decyzji.

1

2

Stan — zatwierdzoneKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Stan: Odrzucone

• 1 Stan: Odrzucone…
• 2 …tylko zgłoszenia odrzucone, z notatką o powodzie.

1

2

Stan — odrzuconeKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Karta zgłoszenia

Na zrzucie karta zgłoszenia z formularza kontaktowego.

• 1 Pole zaznaczenia — tylko przy zgłoszeniach oczekujących.
• 2 Opis zgłoszenia:
  • kto zgłasza — imię i nazwisko opiekuna (albo dorosłego uczestnika), pod spodem pozostałe osoby ze zgłoszenia (dzieci, sam opiekun, gdy też trenuje);
  • rodzaj zgłoszenia — Rodzic + dzieci, Rodzic + dzieci + siebie, Tylko siebie albo Instruktor; Dzieci: N i data wysłania;
  • etap (gdy w ustawieniach rekrutacji włączone są etapy) — Nowe, Kontakt, Próba, Negocjacje, Wygrane, Utracone; etap ustawiasz w obsłudze zgłoszenia (tu Negocjacje);
  • kanał — Link zapisu, Formularz kontaktowy albo Rezerwacja próbnego; zgłoszenie z formularza kontaktowego nie ma konta, dlatego po zatwierdzeniu system wysyła zaproszenie do założenia konta (ważne 7 dni);
  • źródło (gdy włączone jest śledzenie źródeł) — nazwa źródła z ustawień rekrutacji albo odpowiedź z pytania „Skąd o nas wiesz?”.
• 3 Stan — Oczekujące, Zatwierdzone albo Odrzucone — i strzałka, która rozwija kartę (tylko ona — kliknięcie w resztę karty nic nie robi). Naraz może być rozwinięta jedna karta.

1

2

3

Karta zgłoszenia — osoby, rodzaj, etap, kanał, źródło i stanKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Inne odznaki na kartach

• 1 Grupa pełna: zwolnij miejsce albo podnieś limit, potem zatwierdź — zapis po treningu próbnym trafił na pełną grupę; zatwierdzenie powiedzie się, gdy zwolni się miejsce.
• 2 Imię i nazwisko jak u osoby już w klubie, inna data urodzenia — sprawdź datę przed zatwierdzeniem — porównanie dotyczy osób powiązanych z tym samym kontem.
• 3 Etap Utracone — nadawany też automatycznie po liczbie dni z ustawień rekrutacji („Zamknij automatycznie po (dniach)”); zgłoszenie zostaje jednak Oczekujące i nadal liczy się przy pozycji menu.
• 4 Przerwane, już w klubie — zapis zatrzymany limitem planu, a osoba jest już w klubie; kandydat do przycisku Zamknij przerwane.

1

2

3

4

Odznaki: grupa pełna, zbieżne imię i nazwisko, etap Utracone, przerwany zapisKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Pozostałe odznaki: Już w klubie (zgłaszający ma już aktywną osobę w klubie — tylko informacja) i Przerwane, nie dokończył zapisu (zapis zatrzymany limitem planu, osoby nie ma jeszcze w klubie).

Rozwinięte zgłoszenie — dane

Bloki pojawiają się tylko wtedy, gdy mają dane.

• 1 Na górze:
  • Pola dodatkowe — odpowiedzi z pól własnych formularza zapisu (Ustawienia → Rejestracja online → Pola): lista pokazuje etykietę i wybraną opcję, pole wyboru — ✓ (niezaznaczone są pomijane);
  • E-mail — adres konta zgłaszającego (link do wiadomości). Zgłoszenia z formularza kontaktowego nie mają konta, więc tej linii nie ma.
• 2 Rodzic/Opiekun — Imię, Nazwisko, Telefon, Miasto, Adres (ulica i kod), Miasto treningu, Relacja, Odbiór dziecka (tak/nie), Kontakt alarmowy (tak/nie).
• 3 Drugi opiekun (gdy formularz pozwala go dodać) — te same pola plus E-mail.
• 4 Dzieci — po jednej ramce na dziecko: data urodzenia, miasto, adres z numerem domu, miasto treningu, Szkoła / przedszkole, telefon, e-mail, kontakt alarmowy, Notatki oraz Wybrany karnet: … (gdy formularz pozwala wybrać karnet) albo Wybrany karnet nie jest już dostępny, gdy karnet został w międzyczasie zarchiwizowany.

1

2

3

4

Rozwinięte zgłoszenie — pola dodatkowe, e-mail, opiekunowie i dzieciKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Zgłoszenie dorosłego, który zapisuje siebie, ma zamiast bloku opiekuna blok Uczestnik (imię, nazwisko, telefon, data urodzenia, miasto, adres, miasto treningu, kontakt alarmowy jako tekst, wybrany karnet). Zgłoszenie z poleceniem pokazuje nad danymi ramkę ze źródłem: odpowiedź Inne z dopiskiem albo nazwisko polecającego trenera.

• 1 Blok Uczestnik z linią Wybrany karnet nie jest już dostępny — po zatwierdzeniu karnet trzeba przypisać ręcznie w profilu uczestnika.
• 2 Odznaka zbieżności imienia i nazwiska z inną datą urodzenia.

1

2

Dorosły zapisujący siebie — blok UczestnikKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Rozwinięty formularz kontaktowy

• 1 Zgłoszenie z kanału Formularz kontaktowy…
• 2 …pokazuje odpowiedzi z pól dodatkowych formularza, np. „Który trener Cię polecił?: Marek Nowicki”…
• 3 …oraz blok opiekuna i blok Uczestnik. Wiersza „E-mail:” w nagłówku danych nie ma — adres jest w danych opiekuna.

1

2

3

Rozwinięte zgłoszenie z formularza kontaktowegoKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Obsługa zgłoszenia, Trenuje od i decyzje

• 1 Obsługa zgłoszenia (sekcja widoczna, gdy w Ustawienia → Rejestracja online → Rekrutacja ciągła włączony jest kanał): Etap (gdy włączone etapy), Źródło (gdy włączone śledzenie źródeł; opcja Nie podano i aktywne źródła), Przypomnienie o kontakcie (data i godzina) oraz Notatka do kontaktu. Każde pole zapisuje się samo — listy po zmianie, pola tekstowe po opuszczeniu; w trakcie widać „Zapisywanie…”. Sekcja działa też przy zgłoszeniach zatwierdzonych i odrzuconych. Po minięciu przypomnienia administratorzy dostają powiadomienie o kontakcie do wykonania. Pod sekcją: Źródło: … (skąd przyszło zgłoszenie — link zapisu, rekrutacja, rekrutacja sezonowa) oraz skrócony identyfikator zgłoszenia, przydatny przy kontakcie z pomocą Klubownika.
• 2 Trenuje od (opcjonalnie) — data pierwszego treningu, jeśli osoba trenowała przed zatwierdzeniem (np. próbne poza systemem); od niej liczy się pierwszy miesiąc składki. Pole zapisuje się razem z zatwierdzeniem pojedynczym.
• 3 Przyciski decyzji:
  • Sprawdź i popraw zgłoszenie — okno poprawy danych opiekuna, grupy i karnetu (opis);
  • Zatwierdź — tworzy osoby w klubie; co dokładnie się dzieje, opisuje sekcja „Co robi zatwierdzenie”;
  • Odrzuć — pierwsze kliknięcie pokazuje pole Powód odrzucenia (opcjonalnie) i drugi przycisk Odrzuć, który wykonuje odrzucenie.

1

2

3

Obsługa zgłoszenia, źródło, Trenuje od i przyciski decyzjiKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

• 1 Powód odrzucenia (opcjonalnie) — trafia do notatki zgłoszenia i jest widoczny na karcie pod filtrem Odrzucone. Odrzucenie bez powodu kasuje wcześniejszą notatkę.
• 2 Drugi Odrzuć zmienia stan na Odrzucone (komunikat „Zgłoszenie odrzucone.”). Zgłaszający nie dostaje żadnej wiadomości, a odrzucenia nie da się cofnąć — osoba może wysłać zgłoszenie ponownie.

1

2

Odrzucenie z powodemKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Co robi zatwierdzenie

Zatwierdzać może właściciel i administrator. System po kolei:

1. Sprawdza, że zgłoszenie jest nadal oczekujące (już zatwierdzone powtarza się bezpiecznie, nic nie tworząc drugi raz).
2. Odczytuje grupy i karnet z formularza (albo z okna poprawy). Nieaktywna grupa albo lokalizacja zatrzymuje zatwierdzenie.
3. Ustala rolę konta: Rodzic… → rodzic, Tylko siebie i + siebie → uczestnik, Instruktor → trener.
4. Unika duplikatów: ponownie użyje osoby z treningu próbnego z rekrutacji, osoby już powiązanej z tym kontem (to samo imię, nazwisko i data urodzenia), profilu próbnego ze wspólnym telefonem albo e-mailem oraz osoby wracającej po przerwie, gdy klub prowadzi sezony.
5. Sprawdza plan Klubownika — zablokuje tylko plan bez funkcji uczestników; przekroczony limit liczby uczestników nie blokuje, ale właściciel dostaje powiadomienie.
6. Tworzy uczestników, opiekuna, członkostwo, role i zapis do sezonu, a potem przypisuje do grup według polityki po wyczerpaniu miejsc: Blokuj zapisy — całe zatwierdzenie kończy się błędem „Grupa jest pełna…”; Lista rezerwowa — osoba trafia na listę rezerwowej grupy bez osobnego komunikatu; Pozwól ponad limit — wchodzi ponad limit. Zgłoszenia z rekrutacji sezonowej zawsze idą na listę rezerwową.
7. Dopisuje drugiego opiekuna i szkołę, zapisuje dokumenty i zgody z formularza, a przy włączonym ustawieniu Automatycznie utwórz karnet po akceptacji deklaracji (Ustawienia → Płatności → Polityka) uruchamia naliczanie karnetu.
8. Przy rezerwacji próbnego przypisuje osobę do oferty; gdy się nie da (brak miejsc, oferta niedostępna, brak cennika), zgłoszenie jest zatwierdzone z bursztynowym ostrzeżeniem na karcie.
9. Wysyła e-mail „Rejestracja zatwierdzona w …” z powiadomieniem w aplikacji, a osobom bez konta — zaproszenie do założenia konta (7 dni). Jeśli ktoś przyszedł z polecenia, polecający dostaje „Polecenie zakończone sukcesem”.
10. Zapisuje Trenuje od, przypisuje wybrany karnet jako należność „do opłaty” (komunikat „Wybrany karnet przypisany jako należność do opłaty (N).”) i przenosi lead rekrutacji do stanu „zapisany”.

Po sukcesie pojawia się „Zgłoszenie zatwierdzone. Osoby ze zgłoszenia zostały dodane do klubu.” Gdy karnet dostał zniżkę automatyczną, otwiera się okno Karnet przypisany ze zniżką automatyczną. Gdy karnetu nie udało się przypisać: „Wybrany karnet nie został przypisany automatycznie (…). Przypisz go ręcznie w profilu uczestnika.”

Zgłoszenia zatwierdzone i odrzucone

Pod filtrem Wszystkie (albo Zatwierdzone / Odrzucone) karty mają te same bloki danych; zamiast przycisków decyzji widać notatkę.

• 1 Zgłoszenie z Rezerwacji próbnego w stanie Zatwierdzone.
• 2 Bursztynowa ramka — zatwierdzenie powiodło się, ale oferty nie udało się przypisać (np. „grupa nie ma już wolnych miejsc. Uczestnik został utworzony bez przypisania do tej oferty.”). Dopisz osobę do grupy ze składu grupy.

1

2

Zatwierdzona rezerwacja próbnego z ostrzeżeniem o ofercieKliknij, aby powiększyć

×

1

2

• 1 Stan Odrzucone.
• 2 Notatka: — powód odrzucenia albo notatka automatycznego zamknięcia.
• 3 Filtr Stan: Wszystkie — pokazuje razem zgłoszenia oczekujące, zatwierdzone i odrzucone.

1

2

3

Odrzucone zgłoszenie z powodemKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Notatka

Ustawienia, które zmieniają ten ekran: Tryb rejestracji (Wymaga zatwierdzenia / Automatyczna akceptacja — nawet przy automatycznej akceptacji zgłoszenie ze zbieżnym nazwiskiem trafia tutaj), Pozwól wybrać karnet w formularzu, Pozwól dodać drugiego opiekuna, Pokaż szkołę/przedszkole, pola własne, polityka miejsc w grupie oraz kanał Rekrutacja ciągła z etapami, źródłami i przypomnieniami („Przypomnienie po (dniach)” wysyła zgłaszającemu e-mail „Przypomnienie o zgłoszeniu”).