Umowy instruktorów — akceptacja, zmiany, aneksy i archiwum

Około 15 minut

Otwórz Instruktorzy → Umowy. Na ekranie Umowy instruktorów znajdziesz dokumenty przypisane konkretnym osobom z kadry.

Masz dokument z PDF i chcesz dać go trenerowi do podpisu? Zacznij od Nowa umowa — od PDF do wysyłki. Zapis w Dokumentach AI lub pobranie PDF nie zastępują utworzenia umowy i kliknięcia Wyślij do instruktora.

Znajdź umowę

• 1 Wybierz zakładkę Aktywne albo Archiwum.
• 2 W filtrze Wszystkie statusy wybierz interesujący stan, np. Wysłana.
• 3 Jeśli potrzebujesz, zawęź listę przez Wszystkie typy do umowy zlecenia, umowy o dzieło albo wolontariatu.
• 4 Kliknij kartę umowy. Otworzą się jej treść, załączniki, aneksy i dostępne działania.
• 5 Nowa umowa otwiera kreator — zobacz tworzenie umowy dla instruktora.
• 6 Eksportuj umowy (PDF w pliku ZIP) pobiera wybrany zestaw dokumentów; zakres wybierzesz zgodnie z częścią Pobierz jedną umowę lub paczkę PDF.

1

2

3

4

5

6

Lista umów z filtrami i archiwum — dane przykładoweKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

5

6

Karta pokazuje tytuł, status, rodzaj umowy, numer, instruktora i daty. Jeżeli umowa ma aneksy, zobaczysz też ich numery i stany.

Zakładka Aktywne oznacza tu umowy poza archiwum: zawiera także szkice, umowy wysłane i zakończone. Aby zobaczyć tylko umowy ze statusem Aktywna, użyj filtra statusu.

Dla jednej osoby możesz otworzyć Lista instruktorów → Szczegóły → Umowy. To ta sama przypisana umowa; nie trzeba kopiować dokumentu między listą a profilem.

Sprawdź status i wybierz działanie

Status	Co widzi i może zrobić klub
Szkic	Umowa jest przygotowywana. Możesz ją edytować, wysłać lub anulować. Instruktor nie widzi jej w Moje umowy.
Wysłana	Dokument czeka na instruktora. Możesz cofnąć go do szkicu, dopóki nie został zaakceptowany.
Zaakceptowana	Instruktor zaakceptował umowę. Sprawdź datę i historię podpisów; zmiany przygotuj jako aneks.
Aktywna	Umowa ma status aktywnej. Dostępne są m.in. aneks i rozwiązanie.
Wygasła	Umowa ma status wygasłej. Możesz ją przeglądać, pobrać i archiwizować.
Rozwiązana	Klub zarejestrował rozwiązanie umowy. Dostępny jest przycisk Cofnij rozwiązanie.
Anulowana	Klub anulował szkic. Dokument nie trafia do akceptacji.

Archiwizacja jest osobną czynnością: zachowuje dotychczasowy status i blokuje zmiany do czasu przywrócenia dokumentu.

Popraw umowę przed akceptacją

Jeśli dokument ma status Szkic:

1. Kliknij Edytuj szkic.
2. Popraw pola, treść sekcji, postanowienia, stawki lub załączniki.
3. Kliknij Zapisz szkic. Aby wyjść bez zapisania zmian w edytorze, wybierz Porzuć zmiany.
4. Przeczytaj Treść umowy i sprawdź PDF.
5. Kliknij Wyślij do instruktora.

Usunięcie już zapisanego załącznika wykonuje się od razu po kliknięciu jego kosza. Porzuć zmiany nie przywróci takiego pliku — trzeba dodać go ponownie.

1 Sprawdź numer, nazwisko i status Wysłana pod tytułem umowy. Jeśli dokument czeka jeszcze na akceptację:

• 2 Kliknij Cofnij do szkicu. Status zmieni się na Szkic, a umowa przestanie być dostępna do akceptacji w Moich umowach instruktora.
• W szkicu kliknij Edytuj szkic, popraw dokument i zapisz go.
• Ponownie kliknij Wyślij do instruktora. Umowa wróci do jego panelu.

3 PDF pozwala sprawdzić pobieraną wersję dokumentu również po wysyłce. Samo pobranie nie cofa umowy do szkicu.

1

2

3

Wysłana umowa przed akceptacją — dane przykładoweKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Nie ma osobnego przycisku wysyłającego ponownie sam e-mail z przypomnieniem o umowie. Cofnięcie i ponowne wysłanie służy ponownemu udostępnieniu dokumentu; nie zakładaj, że za każdym razem powstanie drugi e-mail. Status sprawdzaj na liście umów.

Zmiana osoby wymaga nowej umowy

W edycji szkicu nie ma pola zmiany instruktora. Jeśli wybrano niewłaściwą osobę, cofnij wysłaną umowę do szkicu, anuluj ten szkic i utwórz nową umowę, wybierając prawidłowego odbiorcę.

Odtwórz treść ze wzoru

W szkicu jest też Przelicz treść. Użyj go, jeśli chcesz ponownie złożyć umowę z jej szablonu i zapisanych wartości, np. po uzupełnieniu w profilu danych wolontariusza potrzebnych do wydruku.

Ta czynność może zastąpić ręcznie przeredagowane sekcje treścią szablonu. Przed użyciem zachowaj potrzebne własne zapisy. Po przeliczeniu przeczytaj całą umowę i ponownie sprawdź PDF. Nie używaj tego przycisku zamiast zwykłego zapisu edycji.

Sprawdź akceptację lub ustal poprawki z instruktorem

Instruktor otwiera Moje umowy, wybiera dokument Do akceptacji, czyta treść i załączniki, uzupełnia wymagane dane, zaznacza oświadczenie i klika Akceptuję warunki umowy. Może też użyć Pobierz PDF. Pełną instrukcję dla niego znajdziesz w Umowy i dokumenty.

Po jego akceptacji:

1. Odśwież listę lub szczegóły umowy. Sprawdź status Zaakceptowana i datę akceptacji.
2. Otwórz Historia podpisów. Wpis Zaakceptowano zawiera zapis zdarzenia, czas oraz dostępne dane potwierdzenia.
3. Pobierz PDF, aby zachować dokument z informacją o akceptacji.

Instruktor nie zgadza się na warunki? W tym ekranie nie ma przycisku Odrzuć umowę. Powinien pozostawić dokument bez akceptacji i przekazać klubowi uwagi. Wtedy cofnij wysłaną umowę do szkicu, popraw ją i wyślij ponownie. Jeśli rezygnujecie z dokumentu, po cofnięciu anuluj szkic. Nie traktuj samego braku akceptacji jako zarejestrowanego rozwiązania umowy.

Dodaj aneks do zaakceptowanej umowy

Aneks można utworzyć dla umowy Zaakceptowana albo Aktywna, która nie jest w archiwum.

1. Otwórz umowę i kliknij Dodaj aneks. Pojawi się ekran Nowy aneks.
2. Sprawdź Tytuł aneksu i ustaw Data wejścia w życie.
3. W części Treść aneksu sprawdź przejęte sekcje i zmień potrzebne zapisy. Każda sekcja ma Tytuł sekcji i Treść sekcji.
4. Uzupełnij Specyfikacja stawek i Dodatkowe postanowienia, jeśli dotyczą tej zmiany. W razie potrzeby dodaj pliki w części Załączniki.
5. Kliknij Zapisz szkic aneksu. Otworzy się zapisany aneks ze statusem Szkic.
6. Sprawdź jego treść i PDF. Ewentualne poprawki wprowadź przez Edytuj szkic i Zapisz szkic.
7. Kliknij Wyślij aneks. Status zmieni się na Wysłany.

Instruktor otworzy aneks przy swojej umowie i zaakceptuje go osobno. Akceptacja wcześniejszej umowy nie oznacza akceptacji nowego aneksu. Jego stan sprawdzisz w części Aneksy na stronie umowy i na karcie listy; Otwórz prowadzi do szczegółów.

Aneks zmienia wynagrodzenie

Po akceptacji aneksu sprawdź stawki instruktora. Na stronie zaakceptowanego aneksu jest Przelicz stawki: wpisuje stawki z aneksu do ewidencji i przelicza nierozliczone sesje od daty obowiązywania. Wynik pokazuje liczbę nowych i zamkniętych stawek oraz przeliczonych treningów. Gdy stawki już były wpisane, pojawi się odpowiedni komunikat.

Sprawdź efekt w stawkach oraz rozliczeniach. Ta czynność nie oznacza wykonania przelewu.

Anuluj albo usuń szkic aneksu

• Anuluj aneks jest dostępne dla szkicu. Potwierdź komunikat; aneks dostanie status Anulowany i nie trafi do podpisu.
• Usuń aneks jest dostępne dla aneksu Szkic lub Anulowany. Potwierdź usunięcie; aneks zniknie z widoku klubu i instruktora.
• Wysłany aneks nie ma w tym ekranie przycisku Cofnij do szkicu. Sprawdź całość przed wysłaniem; nie przenoś instrukcji cofania umowy na aneksy.

Anuluj szkic albo zarejestruj rozwiązanie umowy

Niewysłany dokument

1. Otwórz umowę Szkic.
2. Kliknij Anuluj umowę i potwierdź komunikat.
3. Sprawdź status Anulowana. Dokument nie będzie dostępny instruktorowi do podpisu.

Jeżeli umowa jest Wysłana, najpierw użyj Cofnij do szkicu.

Umowa zaakceptowana lub aktywna

1. Otwórz właściwą umowę i kliknij Rozwiąż umowę.
2. W oknie Rozwiązanie umowy sprawdź nazwisko i numer umowy.
3. Opcjonalnie wpisz Powód rozwiązania (opcjonalnie).
4. Kliknij Tak, rozwiąż umowę. Status zmieni się na Rozwiązana.

Jeśli wpis był pomyłką, na stronie rozwiązanej umowy kliknij Cofnij rozwiązanie. System usuwa zapis daty i powodu rozwiązania i przywraca stan zaakceptowanej umowy, jeśli wcześniej była zaakceptowana. Przycisk zmienia zapis w systemie; uzgodnienia dotyczące zakończenia współpracy ustalcie między stronami.

Przenieś umowę do archiwum lub przywróć ją

1. Wróć do listy Umowy instruktorów.
2. Przy umowie kliknij Archiwizuj i potwierdź komunikat.
3. Otwórz Archiwum. Dokument będzie tam z dotychczasowym statusem, podpisami, aneksami i załącznikami.
4. Aby wrócić do pracy nad dokumentem, kliknij Przywróć na liście archiwum albo w szczegółach zarchiwizowanej umowy.

Archiwizować możesz również z zakładki Umowy w profilu instruktora. Archiwizacja nie rozwiązuje ani nie anuluje umowy. Usuwa ją z bieżącej listy i z Moich umów instruktora; dokument pozostaje dostępny administratorowi do odczytu i pobrania PDF. W archiwum nie można edytować umowy ani aneksów czy przyjąć ich akceptacji. Przywrócenie zachowuje wcześniejszy status — nie tworzy nowej umowy.

Pobierz jedną umowę lub paczkę PDF

Jedna umowa: otwórz szczegóły i kliknij PDF. Załączniki możesz też pobrać osobno z ich listy. PDF umowy obejmuje dołączone materiały obsługiwane przez generator oraz zaakceptowane aneksy; pliki źródłowe pozostają dostępne przy dokumentach.

Wiele umów:

1. Na liście wybierz Aktywne lub Archiwum — eksport dotyczy wybranej zakładki.
2. Kliknij Eksportuj PDF.
3. Wybierz Wszystkie umowy, Tylko podpisane, Tylko wysłane albo Tylko szkice.
4. Zapisz pobraną paczkę ZIP. Jeżeli zakres zawiera tylko jedną umowę, pobierze się pojedynczy PDF.

Eksport ma własny wybór zakresu. Nie zakładaj, że ograniczy się do kart widocznych po filtrze typu umowy — wybierasz zakres w menu Eksportuj PDF.

Szczególne rodzaje umów

Umowa z małoletnim instruktorem

Wybierz dostępny wzór przeznaczony dla osoby w odpowiednim wieku. Aplikacja sprawdza datę urodzenia i zakres wieku właściwy dla wzoru; w razie niezgodności zatrzymuje wysyłkę lub akceptację z komunikatem.

Po wysyłce instruktor uzupełnia wymagane dane i korzysta z części Zgoda przedstawiciela ustawowego:

1. Otwiera Otwórz wzór do wydruku.
2. Zbiera podpis przedstawiciela ustawowego na wydruku.
3. Wybiera Dodaj podpisany skan i dołącza plik.
4. Dopiero po dodaniu skanu i uzupełnieniu wymaganych danych akceptuje umowę.

Wolontariat z blokadą akceptacji online

Dla porozumienia wolontariackiego dłuższego niż 30 dni aplikacja pokazuje komunikat o formie pisemnej lub kwalifikowanym podpisie i blokuje zwykłą wysyłkę do akceptacji platformowej. Tak samo zachowuje się przy braku dat potrzebnych do określenia okresu.

Przed utworzeniem takiej umowy uzupełnij potrzebne dane osoby w profilu instruktora. Jeśli szkic już istnieje, po uzupełnieniu profilu możesz użyć Przelicz treść z uwzględnieniem opisanej wyżej uwagi o zastępowaniu sekcji. Przed pobraniem PDF sprawdź daty i treść. Obsłuż podpis zgodnie z komunikatem poza przyciskiem akceptacji online. Nie skracaj sztucznie okresu umowy, żeby ominąć blokadę. Pobrany PDF lub dołączony skan nie nadają automatycznie statusu Zaakceptowana.

Gdy instruktor nie widzi umowy

Sprawdź kolejno:

1. Czy dokument jest w Umowy instruktorów, a nie tylko w Dokumenty AI lub jako plik PDF?
2. Czy przy umowie wybrano właściwą osobę z kadry tego klubu?
3. Czy status to Wysłana? Szkic wymaga przycisku Wyślij do instruktora.
4. Czy umowa jest poza Archiwum? Jeśli nie — przywróć ją.
5. Czy instruktor jest zalogowany na konto połączone z tym profilem i otworzył właściwy klub?
6. Czy otwiera Moje umowy, a nie ekran ogólnych dokumentów do zapoznania?
7. Czy moduł instruktorów i umowy są nadal włączone w ustawieniach klubu?

Jeśli przycisk wysłania nie jest widoczny, sprawdź też rolę właściciela lub administratora, status dokumentu oraz to, czy zakończono edycję przyciskiem Zapisz szkic.

Dokument do zapoznania dla kadry w Dokumentach AI

Tę ścieżkę stosuj do dokumentów wspólnych dla kadry, np. klauzuli informacyjnej lub oświadczenia, które każda osoba ma przeczytać i potwierdzić.

1. Otwórz Dokumenty AI i kategorię Instruktorzy.
2. Otwórz dokument albo kliknij Nowy dokument.
3. Przygotuj treść i sprawdź Kategoria — Instruktorzy.
4. Zaznacz Wymaga podpisu kadry (zapoznanie).
5. Ustaw stan Aktywny i kliknij Zapisz.
6. Otwórz Podpisy kadry, aby sprawdzić, kto podpisał bieżącą wersję.

Dokument będzie dostępny w części Dokumenty kadrowe do podpisu panelu instruktora. Nie wybierasz w tej ścieżce jednej osoby. Jeśli edytujesz treść już podpisanego dokumentu, zmień też Wersja; wcześniejsze podpisy pozostają dowodem wcześniejszej treści.

Gdy aplikacja blokuje publikację ze względu na treść dokumentu, przeczytaj jej komunikat. Nie zastępuj tą opcją przypisanej płatnej umowy. Wróć do tworzenia umowy dla instruktora.