Okna z listy uczestników — karnety, wpłaty, zaproszenia, usuwanie

Około 15 minut

Wszystkie okna z tej strony otwierasz z ekranu Uczestnicy (przyciski nad listą, ikony i menu wiersza, pasek zaznaczenia) albo z szybkiego podglądu. Jeśli klub nadał karnetom własną nazwę, okna używają tej nazwy.

Okno karnetu

Otwiera je Przypisz karnet / Zmień karnet w szybkim podglądzie, profilu i edycji („Wybierz plan płatności dla … To ustawienie decyduje, jak system nalicza należności i dopasowuje wpłaty.”).

• 1 Aktywny karnet — obecne karnety albo „Brak aktywnego karnetu.”
• 2 Karnet — lista aktywnych karnetów klubu („Nie ma jeszcze aktywnych karnetów do przypisania.” z linkiem Otwórz ustawienia karnetów, gdy klub nie ma karnetów).
• 3 Obowiązuje od — od tego dnia liczą się okresy; podpowiedzi: polityka pierwszej składki, „Ważny do …” albo „Ten plan nie ma stałej daty końca.”, „Poprzedni karnet zostanie domknięty dzień przed tą datą — bez przerwy w opłacie.”, data poza dopuszczalnym zakresem, start nowego sezonu.
• 4 Zniżka automatyczna („Sprawdzam zniżki automatyczne…”, potem zniżka i kwota bez zniżki i ze zniżką) z wyborem Tak, zastosuj zniżkę / Nie, bez zniżki — dopóki nie wybierzesz, zapis jest zablokowany („Zdecyduj, czy zastosować zniżkę automatyczną (Tak albo Nie).”).
• 5 Rozliczenie — Opłacony (pola Opłacony do (koniec okresu) i Jak zapłacono: Przelew / Gotówka; opis „„Dodaj karnet opłacony” księguje wpłatę za pierwszy okres…”) albo Do opłaty (należność za pierwszy okres; można ją wystawić tylko dla karnetu jednorazowego z okresami).
• 6 Zastąp obecny aktywny karnet (gdy osoba ma karnet) — zastąpienie domyka poprzedni dzień przed nowym; bez zaznaczenia karnety działają równolegle. Subskrypcja kartą blokuje zastąpienie (link Otwórz subskrypcję).
• 7 Anuluj oraz Dodaj karnet opłacony / Dodaj karnet do opłaty / Zmień karnet.

1

2

3

4

5

6

7

Okno karnetu uczestnikaKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

5

6

7

Zastąp obecny karnet — odznaczone

Gdy osoba ma już karnet, pole Zastąp obecny aktywny karnet jest domyślnie zaznaczone: poprzedni karnet zamknie się dzień przed Obowiązuje od, bez przerwy w opłacie, a nieopłacone należności za okresy po tej dacie zostaną anulowane.

• 1 Po odznaczeniu opis zmienia się na „To doda kolejny aktywny karnet. Użyj tylko wtedy, gdy klub świadomie prowadzi kilka równoległych planów.” — osoba będzie miała dwa karnety naraz i dwie należności.
• 2 Przycisk zapisu dodaje nowy karnet obok obecnego. Gdy obecny karnet opłaca subskrypcja kartą, zastąpienie jest zablokowane i okno pokazuje link Otwórz subskrypcję.

1

2

Okno karnetu — nowy karnet obok obecnegoKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Rozliczenie: Do opłaty

• 1 Wybierz karnet jednorazowy z okresami (np. co 4 tygodnie). Subskrypcja, rozliczenie za treningi i inne opłaty nie pozwalają wystawić należności z tego okna — przy nich pozycja Do opłaty jest nieaktywna z wyjaśnieniem.
• 2 Rozliczenie ustawione na Do opłaty.
• 3 „„Dodaj karnet do opłaty” wystawia należność za pierwszy okres — rodzic zobaczy kwotę i zapłaci w panelu (online, przelew lub gotówka u trenera).” Pola Opłacony do i Jak zapłacono znikają.
• 4 Przycisk zmienia się na Dodaj karnet do opłaty.

1

2

3

4

Okno karnetu — karnet do opłatyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Przypisz karnet zbiorczo

Z paska zaznaczenia; opis okna: „Karnet zostanie przypisany N zaznaczonym osobom.”

• 1 Karnet — opcje „Nazwa · kwota · Subskrypcja | Jednorazowa | Jednorazowa, także gotówką”.
• 2 Obowiązuje od (opcjonalnie).
• 3 Rozliczenie pierwszego okresu — karta Opłacony — księguję wpłatę (z wyborem Przelew / Gotówka) albo Do zapłaty — wystawiam należność (rodzic zapłaci online, przelewem albo gotówką u trenera; subskrypcje i karnety na wejścia nie mają okresów — takie osoby zostaną pominięte).
• 4 Uwaga: „Kto ma już karnet, dostanie nowy w jego miejsce — poprzedni zostanie zamknięty dzień przed startem nowego.”
• 5 Anuluj / Przypisz karnety (osoby: N) („Sprawdzam zniżki…”).

1

2

3

4

5

Przypisanie karnetu zaznaczonym osobomKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

5

Zbiorczo: Do zapłaty

• 1 Karta Do zapłaty — wystawiam należność zaznaczona: „Rodzic zobaczy kwotę i termin w panelu i zapłaci online, przelewem albo gotówką u trenera. Subskrypcje i karnety na wejścia nie mają okresów — takie osoby zostaną pominięte z komunikatem.” Wybór Jak zapłacono znika.
• 2 Przypisz karnety (osoby: N) wystawia każdej osobie należność za pierwszy okres; wynik pokaże, ile osób pominięto.

1

2

Przypisanie zbiorcze — należność do zapłatyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Przegląd zniżek automatycznych

Przed zapisem system robi próbę: gdy komuś przysługuje zniżka automatyczna, w oknie pojawia się przegląd.

• 1 Zniżki automatyczne w tym przypisaniu — „Osoby ze zniżką automatyczną w pierwszej należności lub wpłacie: N · łącznie −kwota”.
• 2 Lista osób: zniżka, kwota zniżki i kwota po zniżce.
• 3 Wróć, Przypisz bez zniżek (dotyczy tylko pierwszego okresu) i Przypisz ze zniżkami.

1

2

3

Przegląd zniżek automatycznych przed zapisemKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Wynik: „Przypisano karnet N osobom” / „Przypisano: N, wystawione należności: M” / „Przypisano: N, nie udało się: M. Pierwszy błąd: …”; osoby z opłaconym bieżącym karnetem dostają nowy po końcu opłaconego okresu („Osoby z opłaconym obecnym karnetem: N — nowy karnet zacznie się u nich po końcu opłaconego okresu.”).

Dodaj płatność

Ikona gotówki w wierszu (klub z płatnościami gotówkowymi; właściciel i administrator). „Zarejestruj wpłatę: miesięczny karnet, cykl od-do, lub inna wpłata.”

• 1 „Za: osoba” (przy kilku grupach także Grupa); zakładki Miesięczny, Od-do (klub z karnetami od dnia zapłaty), Inna wpłata, Egzamin.
• 2 Plan płatności, Kwota (zł), Rozliczenie (Opłacone — wpłata zarejestrowana / Nieopłacone — do zapłaty), Metoda wpłaty (Gotówka / Przelew), Data wpłaty, Data rozpoczęcia karnetu.
• 3 Ustaw ręcznie okres karnetu (od-do) — „Nadpisze automatyczne wyliczanie z daty rozpoczęcia.”; przy poprzednim karnecie pod tą ramką jest wybór Doklej do końca poprzedniego / Zacznij od daty zamówienia (dzisiaj).
• 4 Notatka (opcjonalnie) i ramka Co blokuje zapis:, która wymienia braki (np. „Podaj kwotę większą od 0.”).
• 5 Anuluj / Zarejestruj płatność. Jeśli osoba ma nieopłacone zamówienie gotówkowe, okno pokazuje je u góry z przyciskiem Potwierdź wpłatę.

1

2

3

4

5

Okno Dodaj płatność — zakładka MiesięcznyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

5

Rozliczenie: Nieopłacone — do zapłaty

• 1 Rozliczenie przełączone na Nieopłacone — do zapłaty: „Karnet zostanie przypisany bez wpłaty. Rodzic zobaczy kwotę do zapłaty (termin wg planu), a na listach klubu pojawi się „Nieopłacony” do czasu zarejestrowania wpłaty.”
• 2 Pole Metoda wpłaty znika — zostają Data wpłaty i Data rozpoczęcia karnetu.

1

2

Dodaj płatność — karnet bez wpłatyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Ręczny okres karnetu

• 1 Ustaw ręcznie okres karnetu (od-do) — „Nadpisze automatyczne wyliczanie z daty rozpoczęcia.”
• 2 Pola Ważny od i Ważny do — okres, za który księgujesz wpłatę.

1

2

Dodaj płatność — ręczny okres karnetuKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Zakładka Od-do

• 1 Wybrana zakładka Od-do — dla karnetów liczonych od dnia zapłaty (np. 8 wejść ważne 60 dni).
• 2 Plan płatności pokazuje tylko takie karnety, a Kwota (zł) podpowiada się z wybranego.

1

2

Dodaj płatność — zakładka Od-doKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Zakładka Inna wpłata

• 1 Wybrana zakładka Inna wpłata — wpłata spoza karnetów (np. obóz, kaucja, składka roczna).
• 2 Opłata z „Innych płatności” (opcjonalnie) — „Bez planu — luźna wpłata” albo opłata z listy klubu; wybrana opłata podpowiada kwotę i opis, a wpłata rozliczy ją u rodzica i w raportach.
• 3 Opis wpłaty (wymagany, gdy nie wybierzesz opłaty) — „Wpłata zostanie zapisana wyłącznie jako rekord finansowy — nie utworzy karnetu.”
• 4 Okres karnetu (opcjonalnie) — pokaże się przy dacie ważności karnetu: pola Ważny od i Ważny do.

1

2

3

4

Dodaj płatność — zakładka Inna wpłataKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Zakładka Egzamin

• 1 Wybrana zakładka Egzamin — wpłata za egzamin na stopień.
• 2 Lista Egzamin („— Wybierz egzamin —”) z egzaminami, na które osoba jest zapisana — każda pozycja ma nazwę, datę i opłatę (np. „Egzamin na kolejny stopień — jesień 2026 · 05.10.2026 · 120,00 zł”); przy opłaconym: „Ten egzamin jest już oznaczony jako opłacony.”
• 3 Kwota (zł) podpowiada się z opłaty egzaminacyjnej.

1

2

3

Dodaj płatność — zakładka EgzaminKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Historia płatności i potwierdzenie gotówki

• 1 Ikona ołówka w wierszu otwiera Historia płatności: sumy Razem opłaconych, Wszystkich płatności, Zaległe; filtry Wszystkie / Opłacone / Zaległe / Anulowane.
• 2 Wiersz płatności: metoda (Inna wpłata, Stripe, Gotówka, Przelew, Od-do), stan (Opłacono, Oczekuje, Nieopłacone, Po terminie, Anulowano, Nieudane, Częściowy zwrot, Zwrócone, Cofnięta wpłata), Okres, Opłacono, Termin.
• 3 Akcje przy wpisie: Kwota (edycja kwoty), Okres (edycja okresu), Anuluj (należność nieopłacona), Zwrot albo Zwrot w Stripe (wpłata online) i Cofnij błędny wpis; po zmianie Zapisz.

1

2

3

Historia płatności uczestnikaKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Filtr Opłacone

• 1 W filtrach wybrany Opłacone…
• 2 …zostawia wpłaty zaksięgowane (także częściowo zwrócone).

1

2

Historia płatności — filtr OpłaconeKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Filtr Zaległe

• 1 W filtrach wybrany Zaległe…
• 2 …pokazuje należności oczekujące, nieopłacone i po terminie.

1

2

Historia płatności — filtr ZaległeKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Filtr Anulowane

• 1 W filtrach wybrany Anulowane…
• 2 …pokazuje anulowane należności; gdy nie ma żadnej: „Brak płatności w wybranym filtrze.”

1

2

Historia płatności — filtr AnulowaneKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Okno Edytuj kwotę

• 1 Nowa kwota (PLN) — zmienia kwotę należności (np. po indywidualnej zniżce).
• 2 Zapisz („Zapisano.”), Anuluj zamyka bez zmian.

1

2

Edycja kwoty należnościKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Okno Edytuj okres

• 1 Początek okresu i Koniec okresu — za jaki czas jest ta płatność.
• 2 Zapisz.

1

2

Edycja okresu płatnościKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Okno Anuluj płatność

Dla należności, która nie została opłacona.

• 1 Powód anulowania (opcjonalnie) — np. pomyłka, duplikat wpisu.
• 2 „Płatność zostanie oznaczona jako anulowana. Powiązany karnet uczestnika zostanie zdezaktywowany.”
• 3 Anuluj płatność potwierdza.

1

2

3

Anulowanie nieopłaconej należnościKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Okno Cofnij błędny wpis

Dla wpłaty gotówką albo przelewem, którą zapisano przez pomyłkę.

• 1 „Użyj, gdy pieniądze nigdy nie wpłynęły (pomyłka albo duplikat). Wpis zostanie w historii jako „Cofnięta wpłata” z podanym powodem. Jeśli pieniądze oddano wpłacającemu, wybierz „Zwrot”.”
• 2 Powód (wymagany) — co najmniej 3 znaki.
• 3 Cofnij błędny wpis potwierdza (aktywny po wpisaniu powodu).

1

2

3

Cofnięcie błędnie zapisanej wpłatyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Okno Zwrot

Dla wpłaty gotówką albo przelewem, którą oddajesz wpłacającemu.

• 1 Sposób zwrotu: Oddano gotówką, Odesłano przelewem albo Do salda rodziny („Bez ruchu pieniędzy: kwota zostanie odjęta od kolejnych płatności rodziny.”).
• 2 „Zapisujemy zwrot w księgach klubu. Klubownik nie przelewa pieniędzy — oddaj je samodzielnie.” i Data zwrotu.
• 3 Pełny zwrot (cała kwota) albo Częściowy — wtedy wpisujesz kwotę zwrotu.
• 4 Powód (wymagany) — co najmniej 3 znaki.

1

2

3

4

Zapis zwrotu wpłaty gotówkowej lub przelewuKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Gdy wpłata ma fakturę, okno przypomina o korekcie. Wpłatę kartą zwracasz przyciskiem Zwrot w Stripe — pieniądze wracają wtedy na kartę.

Przycisk Potwierdź gotówkę: kwota w wierszu (osoba z otwartym zamówieniem gotówkowym) otwiera Potwierdzenie otrzymania gotówki z planem, kwotą i okresem — „Potwierdź dopiero po otrzymaniu gotówki za to zamówienie…”; Anuluj / Potwierdź.

Zmiana grupy a karnet

Gdy zmieniasz grupę osobie z karnetem (z listy, podglądu, edycji albo w składzie grupy), karnet sam przechodzi do nowej grupy razem z kolejką kontynuacji i nieopłaconymi należnościami, jeśli nowa grupa ma go w ofercie, a osoba nie ma tam innego karnetu. Jeśli ma już w nowej grupie ten sam karnet, stary się kończy, a należności przechodzą do niego. Okno Karnet i należności starej grupy pojawia się tylko wtedy, gdy decyzja nie jest oczywista (subskrypcja kartą, karnet spoza oferty nowej grupy, inny karnet w nowej grupie, kilka nowych grup): „Uczestnik opuszcza grupę … Zdecyduj, co zrobić z karnetem i nieopłaconymi należnościami za okresy od …”.

• 1 Tytuł Karnet i należności starej grupy i opis: „Uczestnik opuszcza grupę … Zdecyduj, co zrobić z karnetem i nieopłaconymi należnościami za okresy od …”. Gdy nowa grupa nie jest oczywista (np. osoba zostaje w kilku grupach), nad karnetami jest lista Nowa grupa.
• 2 Dla każdego karnetu: nazwa z „ważny do …” albo „bez daty końca”, „Nieopłacone należności od …: N (kwota)” albo „Brak nieopłaconych należności od …”.
• 3 Wybór Przenieś do grupy …, Zakończ karnet albo Zostaw bez zmian (naliczanie wstrzymane do decyzji) z wyjaśnieniami.
• 4 Anuluj / Zapisz zmianę grupy (w profilu: Zapisz rozliczenie).

1

2

3

4

Karnet i należności po zmianie grupyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Przy Przenieś do grupy … (wybór domyślny) karnet i jego nieopłacone należności przechodzą do nowej grupy bez zmiany kwot, a opłacone płatności zostają w historii starej grupy.

Zakończ karnet

• 1 Zakończ karnet wybrane…
• 2 …„Karnet będzie ważny do końca opłaconego okresu i nie będzie się odnawiał. Nieopłacone należności za okresy od … zostaną anulowane.”

1

2

Zmiana grupy — zakończenie karnetuKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Zostaw bez zmian

• 1 Zostaw bez zmian (naliczanie wstrzymane do decyzji) — karnet zostaje przy starej grupie, a kontynuacja nie wystawia kolejnych należności. W profilu osoby pojawi się przycisk Rozlicz zmianę grupy, którym wrócisz do tej decyzji.

1

Zmiana grupy — decyzja odłożonaKliknij, aby powiększyć

×

1

Zajęcia z zapisami

Kolumna Zajęcia z zapisami (właściciel i administrator; klub z tym modułem): pigułki zajęć albo + Przypisz. Okno Zajęcia z zapisami — imię ma pola wyboru aktywnych zajęć, Anuluj / Zapisz; bez zajęć pokazuje „Brak aktywnych zajęć z zapisami.”, a przy wyłączonym module — „Moduł „Zajęcia z zapisami” jest wyłączony”.

E-mail do wszystkich

• 1 Wszyscy aktywni uczestnicy (z liczbą adresów) albo Wybrane grupy treningowe (pola wyboru z liczbą adresów) i podsumowanie „N odbiorców z adresem e-mail”.
• 2 Informacja: wiadomość wyślesz z aplikacji pod nazwą klubu, treść napiszesz w następnym kroku; Anuluj / Przejdź do wysyłki — otwiera Komunikacja → Wysyłka (do wysyłki przechodzi jedna wybrana grupa).

1

2

Wyślij maila do wszystkichKliknij, aby powiększyć

×

1

2

E-mail do wybranych grup

• 1 Wybrane grupy treningowe…
• 2 …rozwija listę grup z polami wyboru…
• 3 …a licznik pokazuje, ilu odbiorców z adresem e-mail jest w zaznaczonych grupach.

1

2

3

E-mail do wybranych grupKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Zaproś do założenia konta

„Wyślemy link do założenia konta: dzieciom na email opiekuna, dorosłym na ich własny email.”

• 1 „Chcesz dodać własną treść do zaproszenia?” z linkiem Edytuj szablon maila (treść zaproszenia w Ustawienia → Powiadomienia).
• 2 Wszyscy aktywni bez konta (z liczbą) albo Wybrane grupy treningowe — wyszukiwarka grup, Zaznacz widoczne / Odznacz widoczne, „Zaznaczone grupy: N z M”.
• 3 Podsumowanie: „Uczestnicy w wybranym zakresie: N. Pominiemy tylko osoby bez żadnego adresu e-mail (własnego ani opiekuna).”, „Szacowana liczba maili: N. Rodzeństwo dostaje jeden wspólny mail na opiekuna, a osoby zaproszone w ostatniej dobie pomijamy.”
• 4 Anuluj / Wyślij zaproszenia. Wynik: „Zakolejkowano N zaproszeń — wysyłka potrwa do kilku godzin · do opiekuna: X, do uczestnika: Y · Pominięto N — świeże zaproszenie z ostatnich 24 godzin · pominięto: N (brak adresu e-mail)”.

1

2

3

4

Zaproszenia do założenia kontaKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Wszyscy aktywni bez konta

• 1 Stan po otwarciu okna: Wszyscy aktywni bez konta z liczbą osób — bez wyboru grup.
• 2 Podsumowanie liczy maile dla całego klubu; rodzeństwo dostaje jeden wspólny mail na opiekuna.

1

2

Zaproszenia — wszyscy aktywni bez kontaKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Okno Zaproś asystentów młodzieżowych działa tak samo dla asystentów bez konta („N asystentów młodzieżowych bez konta”, „N bez adresu e-mail zostanie pominiętych”).

Usuwanie i archiwum

Usuń w menu wiersza otwiera okno Usuń uczestnika („… — ta operacja jest nieodwracalna. Powiązania z grupami i obecności zostaną usunięte.”); Usuń zaznaczonych — Usuwanie grupowe uczestników z tymi samymi częściami.

• 1 Powiązani członkowie rodziny: — Rodzeństwo i Opiekunowie z polami wyboru („Zaznaczeni członkowie rodziny (N) również zostaną usunięci.”).
• 2 Zostanie usunięte — „Zakres — uczestnicy: N, opiekunowie: M, powiązane rekordy: K.”, odznaki rodzajów danych, Opiekunowie usuwani w tym kroku (zaznaczony / osierocony), blokady (aktywna subskrypcja kartą, faktury, import bankowy) z przyciskiem Zarchiwizuj tylko profil, przy wpłatach — informacja o anonimizacji i pole Umorzyć otwarte należności: N (kwota).
• 3 Konta do logowania — dla każdego konta (e-mail albo „Konto bez adresu e-mail”): Zostaw konto, Archiwizuj konto, Usuń konto.
• 4 Anuluj, Przenieś do archiwum (przy kilku osobach Archiwizuj zaznaczone (N); kopia do przywrócenia w zakładce Archiwum; konta zarchiwizowane nie mogą się logować), Usuń uczestnika (trwale; osoba z wpłatami jest anonimizowana — przycisk Usuń dane osobowe, wpłaty i faktury zostają pod „Usunięty uczestnik”).

1

2

3

4

Usuwanie uczestnika — rodzina, zakres, konta i wybór archiwumKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Usuwanie jednej osoby

• 1 Bez zaznaczonych członków rodziny usuwasz tylko tę osobę — rodzeństwo i opiekunowie zostają.
• 2 Zostanie usunięte liczy wtedy tylko jej dane; część Konta do logowania pojawia się dopiero, gdy któraś z usuwanych osób ma konto do logowania.
• 3 Przycisk usuwania.

1

2

3

Usuwanie jednej osoby bez rodzinyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Wskazówka

Zarchiwizuj tylko profil („Zarchiwizować wyłącznie ten profil? Historia bankowa, płatności i konta opiekunów pozostaną zachowane.”) zmienia tylko status na Zarchiwizowany — osoba zostaje w bazie i pojawia się na liście po włączeniu „Uwzględnij zarchiwizowanych”.