Jak włączyć płatności Espago

Około 30 minut na wniosek w EspagoBoarding, potem weryfikacja i umowa w Espago, a na koniec kilka minut w Klubowniku

Klub zawiera umowę o płatności online bezpośrednio z Espago, a pieniądze z płatności trafiają na rachunek klubu. Wniosek składasz w serwisie EspagoBoarding (boarding.espago.com) i wskazujesz w nim Klubownika jako integratora. Po podpisaniu umowy przepisujesz dane dostępowe z panelu Espago do karty Espago w Klubowniku i ustawiasz Espago jako operatora płatności.

Zanim zaczniesz, przygotuj

• Dane rejestrowe klubu: pełną nazwę i formę prawną, NIP, REGON, numer w KRS albo wpis w CEIDG oraz adres siedziby.
• Dane każdej osoby, która reprezentuje klub według KRS albo CEIDG (na przykład prezesa i skarbnika): imię i nazwisko, stanowisko, telefon, e-mail, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer i serię dowodu osobistego z datą ważności i organem, który go wydał, oraz PESEL.
• W spółce — te same dane beneficjentów rzeczywistych z co najmniej 25% udziałów, tak jak w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.
• Skan dowodu osobistego osoby, która podpisze umowę, a w stowarzyszeniu także aktualny statut (skan albo PDF).
• Numer rachunku klubu, na który Espago będzie przekazywać wpłaty, z kodem SWIFT banku, oraz potwierdzenie tego rachunku: plik PDF z potwierdzeniem przelewu wychodzącego z niego albo umowę z bankiem na prowadzenie rachunku.
• Cennik klubu — wystarczy zrzut ekranu strony z cennikiem.
• Stronę klubu w Klubowniku z ofertą i cenami, danymi klubu w stopce, regulaminem i polityką prywatności — przygotujesz ją w karcie Espago (opis niżej, w części Przygotuj stronę klubu dla Espago).

Jak przebiega włączenie Espago

1. Wniosek w EspagoBoarding — przyjmujesz zaproszenie od Espago i przechodzisz sześć kroków wniosku: wybór usługi Espago, dane klubu, dokumenty klubu, dane placówki, dokumenty placówki i potwierdzenie rejestracji.
2. Weryfikacja i umowa w Espago — w ciągu dwóch dni roboczych Espago sprawdza wniosek i przygotowuje umowę na płatności online. Podpisaną umowę odsyłasz w panelu klienta EspagoBoarding, a Espago zakłada klubowi konto w panelu sprzedawcy.
3. Karta Espago w Klubowniku — wpisujesz dane dostępowe z panelu Espago, Klubownik sprawdza połączenie, a Ty ustawiasz Espago jako operatora płatności online.

Przygotuj stronę klubu dla Espago

Przy umowie Espago sprawdza stronę klubu, której adres podasz we wniosku: ofertę z cenami, dane klubu (nazwa, adres, NIP i REGON), regulamin z czasem realizacji usług, zwrotami i reklamacjami oraz politykę prywatności, wymaganą przy płatnościach kartą. Przygotuj ją przed wnioskiem — z tej strony zrobisz też zrzut cennika do kroku 3.

W Ustawieniach → Płatności kliknij zakładkę Metody płatności. W karcie Espago jest część Strona klubu dla Espago:

• Strona klubu jest opublikowana — link do strony klubu. Gdy strona nie jest jeszcze opublikowana, zobaczysz link do Ustawień → Strona WWW.
• Dane klubu w stopce strony — przełącznik dodaje do stopki strony nazwę, adres, NIP i REGON z Ustawień → Fakturowanie. Gdy czegoś brakuje, zobaczysz, czego, i link do Fakturowania.
• Utwórz regulamin z szablonu tworzy publiczny dokument klubu „Regulamin płatności online i świadczenia usług” z danymi klubu. W części o płatnościach regulamin podaje Espago jako operatora płatności online.
• Polityka prywatności na stronie — gdy klub ma w Dokumentach publiczny dokument „Polityka prywatności…”, Podepnij do strony dodaje link do niego w stopce strony i w banerze cookies. Bez takiego dokumentu karta prowadzi do Ustawień → Strona WWW, gdzie wgrasz politykę prywatności w PDF.

Gdy wszystko jest gotowe, karta pokazuje komunikat, że strona klubu ma wszystko, czego wymaga Espago.

Przeczytaj regulamin przed wnioskiem

Szablon opisuje typowe zasady klubu sportowego. Sprawdź w Dokumentach, czy pasuje do Twojego klubu. Miejsca bez danych są oznaczone „[uzupełnij]” — uzupełnij dane w Fakturowaniu przed utworzeniem regulaminu albo popraw je w treści. Regulamin utworzony wcześniej z karty PayU podaje PayU jako operatora — popraw to zdanie w Dokumentach.

Podaj adres strony klubu

Jako stronę internetową klubu podaj adres strony klubu w Klubowniku — Espago woli adres konkretnego klubu w aplikacji integratora niż ogólną stronę. Znajdziesz go w Ustawieniach → Strona WWW: to adres w rodzaju https://nazwa-klubu.klubownik.pl albo własna domena klubu, jeśli jest podpięta i zweryfikowana. Na tej stronie powinny być oferta klubu z cenami i regulamin.

Przyjmij zaproszenie do EspagoBoarding

Espago wysyła zaproszenie na adres e-mail osoby, która będzie wypełniać wniosek klubu. Wiadomość ma temat Instrukcja aktywacji konta i przychodzi od Espago Boarding.

• 1 Kliknij Przyjmuję zaproszenie. Otworzy się strona Rejestracja w EspagoBoarding.

1

E-mail z zaproszeniem do EspagoBoardingKliknij, aby powiększyć

×

1

Ustaw hasło do EspagoBoarding

• 1 Imię i nazwisko jest już wpisane z zaproszenia — sprawdź je. W polu Hasło wpisz hasło do konta w EspagoBoarding, co najmniej 6 znaków.
• 2 Zaznacz, że znasz i akceptujesz Politykę ochrony danych osobowych Espago.
• 3 Kliknij Zapisz zmiany.

1

2

3

Rejestracja konta w EspagoBoardingKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Nie masz zaproszenia?

Napisz do nas z adresem e-mail osoby, która będzie wypełniać wniosek — włączymy Twojemu klubowi kartę Espago i poprosimy Espago o zaproszenie. Tę samą podpowiedź pokazuje karta Espago, dopóki nie wpiszesz w niej danych.

Zaloguj się, gdy wracasz do wniosku

Wniosek nie musi powstać za jednym razem. Wrócisz do niego na stronie boarding.espago.com.

• 1 Wpisz adres e-mail, na który przyszło zaproszenie, i hasło ustawione przy jego przyjęciu.
• 2 Kliknij Zaloguj.
• 3 Nie pamiętasz hasła? — Skorzystaj z pomocy wyśle na Twój adres link do ustawienia nowego hasła.

1

2

3

Logowanie do EspagoBoardingKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Krok 1: wybierz usługę Espago

Po pierwszym zalogowaniu EspagoBoarding pokazuje sześć kroków wniosku i pyta, z jakiej usługi chcesz skorzystać.

• 1 Zaznacz Korzystam z integratora dostawcy systemu (wybierz z listy).
• 2 Kliknij Przejdź dalej.

1

2

Wybór usługi EspagoKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Pod zaznaczoną opcją pojawia się lista integratorów.

• 1 Opcja Korzystam z integratora dostawcy systemu jest zaznaczona.
• 2 Na liście wybierz KLUBOWNIK. Espago dopisuje Klubownika do listy po rozpoczęciu współpracy — dopóki go na niej nie ma, nie wybieraj innego integratora i kliknij Przejdź dalej bez wyboru z listy.

1

2

Lista integratorów EspagoKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Krok 2: wpisz dane klubu

Krok Dane Twojej firmy to jeden długi formularz. Pola zmieniają się zależnie od formy działalności — niżej opis formularza stowarzyszenia, a na końcu różnice dla pozostałych form.

Forma działalności i podstawowe dane

• 1 Forma działalności — klub sportowy działający jako stowarzyszenie wybiera Stowarzyszenie. Dopiero po wyborze pojawiają się pola formularza.
• 2 Nazwa rejestrowa — pełna nazwa klubu, dokładnie tak jak w KRS.
• 3 E-mail (kontaktowy), E-mail (do rozliczeń) i E-mail (do RODO) — może to być ten sam adres.
• 4 Numer telefonu, NIP i REGON klubu.
• 5 Adres strony URL - ogólny — adres strony klubu w Klubowniku (opis niżej, w części Podaj adres strony klubu).
• 6 KRS — numer klubu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Pola Średnia kwota transakcji i Średni obrót miesięczny są nieobowiązkowe.

1

2

3

4

5

6

Forma działalności i podstawowe dane klubuKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

5

6

Adres siedziby

• 1 Adres siedziby rejestrowej — ulica, numer domu, numer lokalu (pole nieobowiązkowe), kod pocztowy, miasto i kraj, tak jak w KRS.
• 2 Czy posiadasz adres korespondencji inny niż rejestrowy? — zostaw Nie, chyba że klub odbiera pocztę pod innym adresem. Po wyborze Tak pojawią się pola adresu do korespondencji.

1

2

Adres siedziby klubuKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Przedstawiciele klubu

W części Dane przedstawiciela/przedstawicieli firmy zgodnie z KRS/CEIDG wpisz każdą osobę, która reprezentuje klub.

• 1 Imię, Nazwisko, Numer telefonu, Stanowisko (na przykład Prezes), Data urodzenia, Miejsce urodzenia i E-mail.
• 2 Czy osoba posiada polskie obywatelstwo? — domyślnie zaznaczone Tak.
• 3 Adres zamieszkania tej osoby.
• 4 Dane dokumentu tożsamości oraz PESEL — numer i seria dowodu osobistego, data jego ważności, organ, który go wydał, PESEL i rodzaj dokumentu.
• 5 Pokaż podformularz dla kolejnego przedstawiciela — dodaje taki sam zestaw pól dla kolejnej osoby, na przykład skarbnika, gdy klub reprezentują dwie osoby.

1

2

3

4

5

Przedstawiciel klubuKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

5

Osoba do kontaktu i kontakt techniczny

• 1 Dane osoby do kontaktu — osoba, z którą Espago ustala sprawy umowy. Przycisk Kliknij, jeżeli chcesz wypełnić poniższe dane danymi przedstawiciela. przepisuje dane pierwszego przedstawiciela.
• 2 Dane osoby do kontaktu technicznego — osoba od spraw technicznych. Ten sam przycisk przepisuje dane pierwszego przedstawiciela.
• 3 Kliknij Przejdź dalej. EspagoBoarding nie przepuści formularza z pustym polem obowiązkowym (oznaczonym gwiazdką).

1

2

3

Osoba do kontaktu i kontakt technicznyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Zapisz wersję roboczą

Formularz nie musi powstać za jednym razem.

• 1 Zapisz wersję roboczą (po prawej stronie formularza) zapisuje wpisane dane. Po zapisie zobaczysz komunikat „Wersja robocza została pomyślnie zapisana.”, a po ponownym zalogowaniu wrócisz do tego kroku.

1

Zapisanie wersji roboczejKliknij, aby powiększyć

×

1

Inne formy działalności

• Fundacja, Organizacja pożytku publicznego i Spółdzielnia — taki sam formularz jak stowarzyszenie.

• Osoba fizyczna (działalność gospodarcza) — formularz bez pola KRS.

• Spółka cywilna — formularz bez pola KRS, za to z częścią o beneficjentach rzeczywistych (opis niżej).

• Spółka z o.o., Spółka jawna, Spółka komandytowa, Spółka komandytowo-akcyjna i Spółka akcyjna — formularz z polem KRS i z częścią o beneficjentach rzeczywistych.

• 1 Wybrana forma Osoba fizyczna (działalność gospodarcza) — pod adresem strony nie ma pola KRS.

1

Podstawowe dane przy działalności gospodarczejKliknij, aby powiększyć

×

1

W spółkach pod przedstawicielami jest część o beneficjentach rzeczywistych.

• 1 Dane wszystkich beneficjentów rzeczywistych z co najmniej 25% udziałów zgodnie z CRBR — te same pola co przy przedstawicielu: dane osoby, obywatelstwo, adres zamieszkania, dokument tożsamości i PESEL.
• 2 Procentowa wielkość udziału tej osoby w spółce.
• 3 Pokaż podformularz dla kolejnego beneficjenta — dla każdej kolejnej osoby.

1

2

3

Beneficjenci rzeczywiści w spółceKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Krok 3: dodaj dokumenty klubu

Krok Przesłanie dokumentów firmy pokazuje listę plików zależną od formy działalności. Stowarzyszenie dodaje dwa dokumenty:

• Skan dowodu osobistego osoby podpisującej umowę — obie strony dowodu osoby, która podpisze umowę z Espago.
• Statut stowarzyszenia — aktualny statut klubu, ten sam, który jest w aktach KRS (skan albo PDF).

Każdy dokument rozwijasz kliknięciem jego nazwy. Przeciągnij plik na pole albo kliknij pole i wybierz plik z komputera — możesz dodać kilka plików. Gdy wszystkie wymagane dokumenty są przesłane, kliknij Przejdź dalej. Wygląda to tak samo jak w kroku 5 (opis niżej).

Nie masz od razu wszystkich plików?

EspagoBoarding zapisuje to, co już wpisałeś. Możesz wyjść i wrócić do tego kroku po zalogowaniu, gdy zgromadzisz dokumenty.

Krok 4: wpisz dane placówki

Krok Dane placówki dotyczy punktu sprzedaży — miejsca, za które klub przyjmuje płatności.

• 1 Nazwa handlowa — nazwa, pod którą rodzice znają klub, na przykład taka jak na stronie klubu.
• 2 Branża (na przykład sport), E-mail w punkcie i Telefon w punkcie — kontakt do klubu dla płacących.
• 3 Za co będzie pobierana płatność — krótko, na przykład „opłaty członkowskie, karnety, obozy i wydarzenia sportowe”.
• 4 Kliknij, jeżeli chcesz wypełnić poniższy adres adresem rejestrowym firmy. przepisuje adres siedziby z kroku 2. Gdy zajęcia odbywają się w innym miejscu, wpisz adres tego miejsca.

1

2

3

4

Dane placówki: nazwa, kontakt i adresKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Niżej są osoba do kontaktu w placówce i rachunek, na który Espago będzie przekazywać wpłaty.

• 1 Kliknij, jeżeli chcesz wypełnić poniższe dane danymi osoby do kontaktu firmy. przepisuje osobę do kontaktu z kroku 2.
• 2 Numer konta — numer rachunku klubu, 26 cyfr. Wpisz tu numer, nie nazwę banku.
• 3 IBAN — ten sam numer z literami PL na początku, na przykład „PL61 1090 1014 0000 0712 1981 2874”.
• 4 Adres banku (adres centrali banku), SWIFT (BIC) — kod banku, który znajdziesz w bankowości albo na stronie banku, oraz Waluta — PLN.

Kliknij Przejdź dalej.

1

2

3

4

Osoba do kontaktu w placówce i rachunek bankowyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Rachunek z kroku 4 musi zgadzać się z dokumentem z kroku 5

Espago porównuje numer rachunku z potwierdzeniem z banku. Podaj rachunek, którego właścicielem jest klub — ten sam, z którego zrobisz potwierdzenie przelewu.

Krok 5: dodaj dokumenty placówki

Krok Przesłanie dokumentów placówki prosi o trzy pliki:

• 1 Dokument potwierdzający rachunek bankowy — plik PDF z potwierdzeniem dowolnego przelewu wychodzącego z rachunku klubu albo umowa z bankiem na prowadzenie rachunku. Potwierdzenie pobierzesz w bankowości: historia rachunku → wybrany przelew → potwierdzenie (PDF). Musi pokazywać nazwę klubu i pełny numer rachunku z kroku 4.
• 2 Regulamin punktu sprzedaży — regulamin, który jest na stronie klubu (część Przygotuj stronę klubu dla Espago). Otwórz go przyciskiem Zobacz regulamin w karcie Espago i zapisz jako PDF (w przeglądarce: Drukuj → Zapisz jako PDF).
• 3 Cennik punktu sprzedaży — strona klubu z cenami zapisana jako PDF albo zrzut ekranu. Cennik jest na podstronie Cennik strony klubu, na przykład https://nazwa-klubu.klubownik.pl/cennik.
• 4 Przejdź dalej działa dopiero wtedy, gdy wszystkie trzy pliki są przesłane.

1

2

3

4

Dokumenty punktu sprzedażyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Po przesłaniu:

• 1 Przy każdym dokumencie jest Przesłano 1 plik i zielony znak.
• 2 Komunikat „Przesłano wszystkie wymagane dokumenty. Możesz przejść dalej.” i przycisk przejścia dalej.

1

2

Wszystkie dokumenty przesłaneKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Krok 6: potwierdzenie rejestracji

• 1 Rejestracja została zakończona. Espago w ciągu dwóch dni roboczych sprawdzi dane i dokumenty, a potem przygotuje umowę do podpisu.
• 2 Do czasu zawarcia umowy możesz poprawiać wpisane dane i dosyłać dokumenty.
• 3 Pokaż profil otwiera panel klienta EspagoBoarding.

1

2

3

Rejestracja w EspagoBoarding zakończonaKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

Panel klienta EspagoBoarding

Po zalogowaniu na boarding.espago.com zobaczysz panel klienta z wnioskiem klubu.

• 1 Nazwa klubu, NIP i data rejestracji w EspagoBoarding.
• 2 Zobacz wszystkie dane firmy — dane z kroku 2.
• 3 Udostępnione pliki — pliki, które udostępnia Espago.
• 4 Odeślij umowę — tu wgrasz podpisaną umowę.
• 5 Zarządzaj dokumentami — lista dokumentów z kroków 3 i 5 i dosyłanie kolejnych.
• 6 Zobacz wszystkie dane punktu sprzedaży — dane z kroku 4; tu poprawisz na przykład numer rachunku.

1

2

3

4

5

6

Panel klienta EspagoBoardingKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

5

6

Zarządzaj dokumentami

• 1 Dokumenty klubu z kroku 3.
• 2 Wymagane dokumenty punktu sprzedaży z kroku 5.
• 3 Dokumenty nieobowiązkowe: Paragon lub faktura z punktu sprzedaży i Zrzuty ekranu z procesu lub opis zakupu. Dodaj je, gdy Espago o nie poprosi.
• 4 Prześlij dokumenty otwiera stronę do dosyłania plików.

1

2

3

4

Dokumenty wniosku w panelu klientaKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

• 1 Przeciągnij pliki na pole albo kliknij je i wybierz pliki z komputera. Pliki trafiają prosto na serwery Espago.

1

Dosyłanie dokumentów do EspagoKliknij, aby powiększyć

×

1

Podpisz umowę z Espago

Gdy Espago sprawdzi wniosek, przygotowuje umowę na płatności online. Podpisuje ją osoba upoważniona do reprezentowania klubu. Gdy czegoś brakuje, Espago odzywa się e-mailem. Podpisaną umowę odsyłasz w panelu klienta przyciskiem Odeślij umowę.

• 1 Dodaj pliki — wybierz plik z podpisaną umową.
• 2 Lista odesłanych umów — przed odesłaniem jest tu „Brak odesłanych umów.”

1

2

Odesłanie podpisanej umowyKliknij, aby powiększyć

×

1

2

Po zawarciu umowy Espago zakłada klubowi konto w panelu sprzedawcy. Z tego panelu przepiszesz dane do karty Espago w Klubowniku (opis niżej).

Wniosek i umowa należą do Espago

Wygląd EspagoBoarding, treść umowy i to, o jakie dokumenty poprosi Espago, ustala Espago. Postępuj według wiadomości od Espago. Klubownik nie widzi Twojego wniosku i nie przyspieszy weryfikacji.

Wpisz dane Espago w Klubowniku

W Ustawieniach → Płatności kliknij zakładkę Metody płatności. Karta Espago jest w części Płatności online. Dopóki nie wpiszesz danych, ma stan Nie skonfigurowano.

Przepisz z panelu Espago dane dostępowe:

• Identyfikator aplikacji.
• Hasło API — ustawia się je w panelu Espago osobno. To nie jest hasło do logowania w panelu.
• Klucz publiczny.
• Klucz sumy kontrolnej — pole nieobowiązkowe.

Niżej, w części Metody płatności z umowy z Espago, wybierz kanały dokładnie tak, jak są w umowie klubu z Espago: Kanał płatności kartą, Kanał BLIK oraz przełączniki Apple Pay włączone przez Espago i Google Pay włączone przez Espago. Metody bez kanału nie pokazują się płacącym. Apple Pay i Google Pay działają kanałem kartowym, więc najpierw wybierz kanał płatności kartą.

Kliknij Zapisz. Klubownik od razu sprawdzi połączenie z Espago. Hasło API i klucz sumy kontrolnej po zapisie znikają z pól — w karcie widzisz tylko, że są zapisane.

Błędne dane blokują konto w Espago

Seria nieudanych prób logowania blokuje konto w Espago, dlatego Klubownik nie sprawdza drugi raz danych, które Espago już odrzuciło. Gdy zobaczysz „Espago odrzuciło dane dostępowe”, sprawdź identyfikator aplikacji i hasło API w panelu Espago, popraw je w karcie i zapisz.

Zgłoś adres powiadomień

Gdy połączenie działa, karta ma stan Prawie gotowe. W części Adres powiadomień o płatnościach kliknij Zgłoś adres do Espago. Pod ten adres Espago wysyła wynik każdej płatności — Klubownik zgłasza go za Ciebie, nie trzeba wpisywać go w panelu Espago.

Ustaw Espago jako operatora płatności

Gdy karta ma stan Gotowe do włączenia, kliknij Ustaw Espago jako operatora płatności, a w oknie potwierdzenia Przełącz na Espago. Od tej chwili nowe płatności online rodziców idą przez Espago. Płatności już opłacone i ich zwroty zostają u operatora, który je przyjął. Klub ma zawsze jednego operatora — zmianę cofniesz, ustawiając ponownie poprzedniego.

Karta ma wtedy stan Aktywne i komunikat Espago przyjmuje płatności online klubu.

Gdy coś pójdzie inaczej

• Espago odrzuciło dane dostępowe — popraw identyfikator aplikacji albo hasło API i zapisz ponownie.
• Espago nie odpowiada — spróbuj ponownie za chwilę.
• Wymaga nowych danych — w karcie są dane bramki testowej, a klub przyjmuje już prawdziwe płatności. Wpisz dane konta produkcyjnego Espago razem z hasłem API.
• Do sprawdzenia — dane są zapisane, ale połączenie nie zostało potwierdzone. Do tego czasu klub nie przyjmuje płatności przez Espago. Kliknij Sprawdź połączenie ponownie.